Aktengruppe

• siehe auch: Adressgruppe

Akten können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dies bietet sich an, wenn ein Sachverhalt über mehrere Akten verteilt ist, wenn zum Beispiel aus Anlass eines einheitlichen Schadenfalles mehrere Akten angelegt wurden.

Die Akten einer Gruppe können dann gemeinsam ausgewertet werden, um zum Beispiel

• sämtliche Beteiligte und ihre Funktion anzuzeigen,
• einen Tätigkeitsnachweise für die Gruppe zu erstellen oder
• den gesamten Zahlungsverkehr in allen zur Gruppe gehörigen Akten.

Eine Akte der zu bildenden Gruppe muß als die führende Akte ausgewählt werden. Die Bezeichnung dieser Akte dient dann auch als Bezeichnung für die gesamte Aktengruppe. Weitere Auswirkungen hat dies nicht.

Um eine Gruppe zu bilden, ist das Aktenzeichen der führenden Akte über die Aktenverwaltung in das dafür vorgesehene Feld der übrigen zur Gruppe gehörenden Akten einzusetzen. Wenn eine Akte aus der Gruppe ausscheiden soll, ist das Aktenzeichen der führenden Akten aus diesem Feld wieder zu löschen.

Es ist weder nötig noch sinnvoll, sämtliche Akten z.B. eines Mandanten zu einer Gruppe zusammenzustellen. Die Aktengruppen sind vielmehr für fallbezogene Untergruppen gedacht. Nach Mandanten (oder jeder anderen Adresse) können Akten auch ohne Gruppenbildung zusammengestellt werden.

Folgende Programmfunktionen (Menü Extras > Gruppenauswertungen) beruhen auf Aktengruppen:

1. Aktengruppe zeigt alle zur Gruppe gehörigen Akten an,
2. Aktengruppenbeteiligte zeigt sämtliche Beteiligte zu sämtlichen zur Gruppe gehörenden Akten einschließlich deren Betreff an,
3. Aktengruppenjournal zeigt den gesamten Zahlungsverkehr in allen zur Gruppe gehörigen Akten an,
4. Aktengruppensalden zeigt die Salden aller zur Gruppe gehörenden Beteiligtenkonten an.

Dokumentenmanagement

Oberordner

Standardmäßig werden die einzelnen Aktenordner nach dem Jahrgang der betreffenden Akte vorsortiert (mehr).

Die Deklaration eines Oberordners im Aktenfenster lässt an die Stelle des Jahrgangsordners einen frei zu benennenden Dateiordner treten, der als Unterverzeichnis des Dokumentenordners eingerichtet wird.

Die Aktenordner der betreffenden Akten werden wiederum als dessen Unterverzeichnisse erstellt.

Auf diese Weise kann eine Zusammenfassung der Aktenordner nach Mandanten, Gegner oder einer beliebigen anderen Überschrift erfolgen.

Verknüpfungen

In den Dateiordnern der einzelnen Akten können mit Hilfe des Explorers Verknüpfungen zur Hauptakte eingerichtet werden, damit ein einfacher Zugriff auf alle relevanten Dateien gegeben ist.