Normalerweise wird der eigene Briefbogen dadurch implementiert, dass die Vorlage "brief.dot" entsprechend gestaltet wird (mehr). Variationen des Briefbogens, z.B. für Gerichtskorrespondenz oder Drucksachen, werden von der brief.dot durch "Speichen unter..." abgeleitet.
Allzuviele Vorlagen mit dem Briefbogen sind nicht nötig, weil die meisten Textvarianten durch Textbausteine umgesetzt werden können. Textbausteine haben gegenüber den Dokumentvorlagen den Vorteil, dass sie unabhängig vom Briefbogen eingesetzt werden können.
Wenn sich der Briefbogen ändert, sind bei dieser Vorgehensweise sämtliche Dokumentvorlagen entsprechend zu ändern, um Zweifel manuell.
Erscheinen diese manuellen Änderungen zu aufwändig, empfiehlt es sich, den eigenen Briefbogen in Form eines ausgelagerten Dokumentes (z.B.: briefbogen.doc) zu hinterlegen und dann mit den einzelnen Vorlagen lediglich zu verknüpfen.
Auf Basis dieses Briefbogens lassen sich dann die verschiedenen Vorlagen erstellen. Ändern sich Kanzleidaten (Partner, Adresse, Telefonnummer etc.), müssen nicht sämtliche Vorlagen geändert werden, sondern lediglich der zugrunde liegende Briefbogen. Auf den einzelnen Dokumentvorlagen muss dann nur noch einmal die Verknüpfung aktualisiert werden.
Bei der Erstellung des Briefbogens ist darauf zu achten, Kopf- und Fußzeile soweit wie möglich zu verkleinern und an den äußersten oberen und unteren Rand des Dokuments zu verschieben. Die separaten Kopf- und Fußzeilenfenster dürfen nicht verwendet werden, da es sonst zu Zirkelschlüssen kommen kann. Weiterhin empfiehlt es sich, die einzelnen Bereiche, wie Kanzleinamen, Adressfeld im Briefumschlagfenster etc. nicht durch Tabulatoren zu trennen, sondern Tabellen oder einzelne Textfelder (Einfügen/Textfeld) zu nutzen. Dies hat den Vorteil, dass sich bei Änderungen nicht die gesamte Optik des Briefbogens verschiebt, sondern nur der Inhalt des jeweiligen Textfeldes.
Der Briefbogen kann in dem gleichen Verzeichnis gespeichert werden wie die Vorlagen.
In jeder einzelnen Dokumentvorlage wird die Feldfunktion
{ INCLUDETEXT "C:\\vorlagen\\briefbogen.doc" \* MERGEFORMAT }
in die Kopfzeile (Ansicht>Kopf- und Fußzeile und dann Einfügen>Feld...>Includetext) eingefügt, wobei in die Anführungszeichen der genaue Speicherort des Briefbogens gesetzt wird. Veränderungen werden durch das Drücken der Taste F 9 umgesetzt.
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