Finanzbuchhaltung: Buchung von Anlagevermögen

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Bei der Anschaffung von Anlagevermögen geht das Steuer- und Handelsrecht davon aus, dass nicht bereits die Anschaffung den Gewinn verhindert, sondern erst die Abnutzung des Gegenstandes.

Die Anschaffung selbst stellt keine Ausgabe dar, sondern eine "Anlage", d.h. der Wert wird nur vom Bankkonto auf ein anderes Bestandskonto verschoben ("Aktivtausch"). Dass ein Barguthaben nicht dasselbe wie ein Sachwert ist und die Liquidität gemindert wird, spielt dabei keine Rolle.

Lediglich die Umsatzsteuer gilt also sofortige Ausgabe. Diese ist nach den allgemeinen Grundsätzen unmittelbar mit der Anschaffung geltend zu machen.

Daraus ergibt sich für das Buchen von Anschaffungen folgende empfohlene Vorgehensweise:

Unterjährig

Die Anschaffung sollte zunächst im Rahmen der laufenden Buchführung ganz normal so gebucht werden, als gäbe es gar keine Besonderheiten.

Dies erleichtert erstens das zeitnahe Erfassen der Kontoauszüge und führt zweitens dazu, dass die Umsatzsteuer (bzw. Vorsteuer) zutreffend erfasst wird.

Am Bespiel eines PC zum Preis von 1.000,00 € zzgl. 190,00 € USt:

Der Kauf wird zeitnah gebucht wie folgt:

Aktivierung

Um dem Anlagecharakter der Anschaffung gerecht zu werden, wird in einem nächsten Schritt der Nettobetrag der Anschaffung „aktiviert", d.h. umgebucht vom bisherigen Ausgabenkonto auf ein Konto „ Anlagevermögen".

Dieser Vorgang kann unmittelbar nach der Anschaffung gebucht werden. Üblich und zweckmäßig ist es aber, solche Buchungen im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen durchzuführen, da hierfür oft ein erhöhter Zeitaufwand und vielleicht auch speziell ausgebildete Sachbearbeiter erforderlich sind.

Maßgeblich ist der Nettobetrag.

Mit diesem Vorgang ist die Ausgabe für das laufende Jahr neutralisiert. Als Aufwand bleibt nur die gezahlte Umsatzsteuer übrig, die ihm Rahmen der Umsatzsteuerabrechnung erstattet wird.

Abschreibung

Der als Ausgabe behandelte Wertverlust des Anlagegegenstandes wird als Abschreibung bezeichnet. Die Art und Weise der für Wirtschaftsgüter richtigen Abschreibung ist eine Wissenschaft für sich, zumal auch Besonderheiten für das Jahr der Anschaffung gelten.

Es sollte fachkundiger Rat eingeholt werden, wie sich die Abschreibung für den fraglichen Gegenstand auf das aktuelle und die Folgejahre verteilt.

Diese Abschreibungsbeträge sind sodann zu Lasten des Anlagevermögens als Geldausgabe zu buchen, selbstverständlich immer jeweils im entsprechenden Kalenderjahr. Damit wäre auch das Anlagevermögen – soweit es diesen Gegenstand betrifft – wieder zurückgeführt, und der Geldaufwand vollständig als Ausgabe berücksichtigt.

Im vorstehenden Beispiel eines PC beträgt die Nutzungsdauer, über die der PC abzuschreiben ist, drei Jahre. Pro Jahr sind also 333,33 € abzusetzen (1.000,00 € / 3).

Das Jahr der Anschaffung ist monatsanteilig zu berücksichtigen , so dass der PC wie folgt abgeschrieben wird:

Konkret gebucht wird dies jeweils nach folgendem Muster:

Nachdem alle Abschreibungsbeträge auf die verschiedenen Jahre verteilt wurden, ist die Anschaffung vollständig berücksichtigt.

Sollte es später zu Veränderungen kommen, etwa weil der Gegenstand vorzeitig aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, sollten die davon betroffenen Buchungen entsprechend geändert werden.

Anlagenspiegel und Abschreibungsplan

Angesichts der Fülle von Bürogeräten, die der Abschreibung unterliegen, erwartet die Finanzverwaltung eine tabellarische Übersicht über die unterschiedlichen Gegenstände des Anlagevermögens, deren Zugänge und Abgänge, Zuschreibungen und Abschreibungen, sowie die Verteilung der Abschreibung über die verschiedenen Kalenderjahre.

Wenn, wie vorstehend beschrieben, die gesamte planmäßige künftige Abschreibung bereits gebucht wurde, kann diese (ggf. nach entsprechendem Textfilter) als tabellarische Übersicht angezeigt und ggf. ausgedruckt werden und erfüllt so diesen Zweck.

Alternativ empfiehlt es sich, einen solchen Anlagespiegel mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms zu pflegen.