Aktenkonten zeigen die Buchungen zu einer Akte an. Hierbei handelt es sich um eine Ausschnitt aus der Finanzbuchhaltung, nach Wahl mit oder ohne die Angabe von Beteiligtenkonten.
Aktenkonten sind praktische Mengenlehre: Aktenkonten sind eine Teilmenge der Finanzbuchhaltung, und zwar zusammengesetzt aus denjenigen Buchungen der Finanzbuchhaltung, die der jeweiligen Akte zugeordnet sind.
Die Buchungen in der Finanzbuchhaltung können, müssen aber nicht immer einer Akte zugeordnet sein. Positionen wie Miete und Personal sind naturgemäß keiner konkreten Akte zu geordnet. Positionen wie Gebühren, Auslagen und Fremdgeld sind immer einer Akte zugeordnet. Es gibt auch andere Positionen, die manchmal einer Akte zugeordnet sind, manchmal auch nicht, wie z.B. Bewirtung oder Kopie aufwand, Kurierkosten und ähnliches mehr.
Die Programmfunktion „ Aktenkonto" zeigt in tabellarischer Form sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung an, die zu der jeweiligen Akte erfolgt sind. Die vier Spalten des Aktenkontos korrespondieren damit mit den vier grundliegenden Kontotypen:
Hierbei gibt es zwei Darstellungsformen:
Die Programmfunktion Aktenkonto zeigt auch die Beteiligtenkonten von Mandant und Gegner an. Erst rechts daneben erscheinen die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung.
Technisch und logisch haben die Beteiligtenkonten und die Finanzbuchhaltung zwar nichts miteinander zu tun.
Wirtschaftlich aber gibt es ja häufige Bezüge, weshalb diese Darstellung es optimal ermöglicht, die erwarteten Zahlungen mit den tatsächlichen Zahlungen gegenüber zu stellen.
Diese Programmfunktion gibt die reine aktenbezogene Finanzbuchhaltung wieder. Alle vier Kontotypen ( Auslagen, Gebühren, Fremdgeld und Ausgaben) werden standardmäßig eingeblendet, zusätzlich auch das konkrete gebuchte Konto. Von einer Darstellung der Beteiligtenkonten wird abgesehen.
Mit dieser Funktion lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Buchungen zu einer Akte erfolgt sind, und wem diese Buchungen zugeordnet sind.
Mit dem Button "Finanzbuchhaltung" lässt sich unmittelbar in den entsprechenden Buchungssatz der Finanzbuchhaltung springen (Fibu-Passwort erforderlich).
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