Finanzbuchhaltung: Auslagen

"Auslagen" unterscheiden sich von anderen Geldzahlungen dadurch, dass sie von einem Dritten eins zu eins erstattet werden sollen. Es handelt sich dabei wirtschaftlich nicht um eine Vergütung für Leistungen, sondern nur um das Durchreichen konkreten Aufwands.

Unter Einbeziehung des Erstattungsanspruches liegt also wirtschaftlich keine Vermögensverminderung vor.

Erst wenn der Erstattungsanspruch ausfällt, z.B. wegen Insolvenz, liegt eine Vermögensminderung vor, die z.B. als Forderungsabschreibung zu berücksichtigen ist, so dass damit der Gewinn gemindert wird.

Ertrags- und umsatzsteuerlich ist allerdings zu differenzieren:

Durchlaufende Posten

Bei der Ermittlung des Gewinns von Einnahmenüberschussrechnern (§ 4 III EStG) sind Betriebsausgaben, die im Namen und für Rechnung eines anderen gezahlt werden, nicht zu berücksichtigen.

Um eine Zahlung als durchlaufenden Posten zu verbuchen, ist ein Konto zu verwenden, das nicht als Aufwandskonto, sondern als Finanzkonto eingerichtet ist, also dem Kontentyp der Guthaben zugeordnet ist. Dies hat zur Folge, dass

• die Zahlung nicht als Ausgabe, sondern als Forderung  (Auslagenguthaben) verbucht wird, und
• die Erstattung nicht als Einnahme, sondern als Rückführung dieser Auslagenforderung verbucht wird.

Die Voraussetzung, dass "im Namen" eines anderen gezahlt wird, wird seit einiger Zeit erheblich strenger als bisher angewendet, z.B. bei der Zahlung von Gerichtskostenvorschüssen und Aktenversendungspauschalen, oder wenn Kostenschuldner von vornherein nicht der Mandant, sondern der Rechtsanwalt ist. In diesen Fällen handelt es sich nicht um durchlaufende Posten, sondern muss die Zahlung als Ausgabe gebucht werden, was bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Erstattungspflichtigen einen Mehraufwand in Höhe der Umsatzsteuer verursacht.

Ausgabe

Kommt eine Buchung als durchlaufender Posten nicht in Betracht, wird auf ein Auslagenkonto gebucht, das als Aufwandskonto eingerichtet ist. Dies hat zur Folge, dass

• die Ausgabe als sofortiger Aufwand gewertet wird, also den Gewinn vermindert.
• eine Erstattung als Einnahme gewertet wird, also den Gewinn wieder ausgleicht,

Theoretisch könnte man für die Zahlung und die Erstattung von Auslagen zwei Konten einrichten, also ein Aufwand- und ein Einnahmenkonto, aber es dürfte zweckmäßiger sein, die Erstattung als Ausgabenverminderung zu buchen (negative Ausgabe).

In Anlehnung an den DATEV-Kontenrahmen schlagen wir hierfür ein Konto "5211 Auslagen (Aufwand)" vor, dies mag jeder Benutzer aber selbst entscheiden. Damit die Buchungen im Aktenkonto erscheinen, sollte als "AKonto" ein "M" angegeben werden.

Weitere Folge ist, dass es sich um eine Leistung im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Die Erstattungsforderung ist also mit Umsatzsteuer zu berechnen, selbst wenn es um steuerfreie Auslagen wie z.B. Gerichtskosten geht. Ist der Erstattungspflichtige nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollte diese Konstellation also vermieden werden, z.B. durch Korrektur der Belege.