Das Vorzeichen, mit dem Konten gebucht und angezeigt werden, ergibt sich aus dem Typ des Kontos. Welchen Typ ein Konto hat, wird vom Administrator in der Kontenverwaltung festgelegt. Daraus ergibt sich also, ob es sich handelt um
Die Vorzeichen der Beträge der Einzelbuchungen ergeben sich also aus dem Zweck des Kontos.
Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto handelt, um eine Forderung oder eine Verbindlichkeit, denn:
Alle Konten werden bei zweckgerechter Verwendung mit einem positiven Bestand geführt.
Fremdgeld- und Auslagenbestände haben z.B. also dasselbe Vorzeichen, obwohl es sich bei Fremdgeld um eine Verbindlichkeit handelt und bei Auslagen um eine Forderung.
Dies beruht auf dem Grundsatz der Kontenklarheit, der es verlangt, dass ein Konto bei zweckgerechter Verwendung einen positiven Bestand aufweist.
Nur Erstattungen führen dazu, dass ein Kontostand gemindert wird. Egal, ob Auslagen z.B. vom Mandanten erstattet werden oder Fremdgeld an den Mandanten ausgezahlt wird.
Die Entscheidung wird dabei bei der Einrichtung des Kontenrahmens getroffen: soll z.B. Fremdgeld (weil es ja eine Verbindlichkeit ist), mit negativem Vorzeichen gebucht werden soll, mag das Fremdgeldkonto als Guthabenkonto eingerichtet werden. Der Eingang von Fremdgeld ist dann mit negativem Vorzeichen zu buchen.
Der Benutzer muss sich über Vorzeichen nicht allzu viele Gedanken machen, denn vor jeder Buchung wird auf der Grundlage dieser Zuordnung automatisch geprüft, ob die Buchung tatsächlich ausgeglichen ist. Anderenfalls wird die Buchung gar nicht erst zugelassen oder nachträglich rückgängig gemacht.
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