Dokumentvorlage

• Word-Dokumentvorlagen einrichten

Wenn mit der Programmfunktion Word-Dokument ein Dokument erstellt wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die von Word verwendete Dokumentvorlage zu bestimmen.

Standarddokumentvorlage

Welche Dokumentvorlage bei einem Beteiligten standardmäßig verwendet wird, ergibt sich aus folgender abgestufter Prüfung :

1. Zunächst wird geprüft, ob konkret für die Beteiligung eine Dokumentvorlage festgelegt wurde. Eine solche Festlegung kann über den Button Erweitert des Cockpits erfolgen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn speziell in der fraglichen Akte die betreffende Person immer mit einem englischen Briefbogen oder mit einem privaten Briefbogen angeschrieben werden soll.
2. Ist eine solche Festlegung nicht erfolgt, prüft das Programm, ob allgemein für die Akte eine Dokumentvorlage festgelegt wurde. Eine solche Festlegung kann über den Button rechts neben dem Betrefffeld der Aktenverwaltung erfolgen. Dies bietet sich z. B. an, wenn mit sämtlichen Beteiligten einer Akte standardmäßig auf Englisch korrespondiert wird oder es sich um eine Privatakte handelt, für die ein privater Briefbogen verwendet werden soll.
3. Ist auch eine solche Festlegung nicht vorhanden, so wird die Dokumentvorlage namens brief. dot verwendet.

Diese Dokumentvorlage wird ohne weitere Rückfrage verwendet, wenn die Funktion Word-Dokument durch Doppelklick oder rechte Maustaste ausgewählt wurde.

Wird im Cockpit der Beteiligte mit der rechten Maustaste angeklickt, sind aus dem Untermenü "Word-Dokument" die verschiedenen Vorlagen in der vorstehenden Reihenfolge ersichtlich und per Mausklick verwendbar.

Konkrete Auswahl der Dokumentvorlage

Wenn die Funktion Word-Dokument über den Funktionsbutton oder das Programmfunktionslistenfeld ausgewählt wurde, erscheint zunächst die Datei-Dialogbox.

Dieses Dateiauswahlfenster ist vorbelegt mit der Standarddokumentvorlage (s.o.), doch es besteht Gelegenheit, die konkret im Einzelfall zu verwendende Dokumentvorlage abweichend auszuwählen. Eine andere Vorlage muss z.B. ausgewählt werden, um

• speziell Briefe mit vorgefertigtem Text zu erstellen,
• eine Rechnung zu erstellen,
• eine Vollmacht zu erstellen.

Wenn für den Beteiligten oder eine ganze Akte regelmäßig mit einer anderen Dokumentvorlage gearbeitet werden soll, z.B. im Format eines Schriftsatzes oder auf englischem Briefbogen, sollte die entsprechende Dokumentvorlage zur Standarddokumentvorlage gemacht werden (siehe oben).