Dokument zuordnen

Mit dieser Programmfunktion kann die Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte geändert werden.

Wenn Dokumente mit Hilfe des Programms erstellt wurden, wird in den internen Eigenschaften des Dokuments gespeichert, zu welcher Akte es gehört und wer der Adressat ist. Diese Angaben können über die Funktion Datei/Eigenschaften/Anpassen angezeigt und geändert werden.

Aufgrund dieser im Dokument gespeicherten Daten ist es möglich, aus dem Dokument heraus direkt in die passende Aktenverwaltung, Adressverwaltung, in das Beteiligtenkonto usw. zu springen. Auch ermöglichen es diese Daten, dass mit dem Button "Daten" die in der Datenbank gespeicherten Daten in das aktuelle Dokument eingefügt werden können. Mehr ...

Wenn ein Dokument nicht durch das Programm erstellt wurde, sondern z.B. von außerhalb kommt, kann es nachträglich zur Akte erfasst werden. Dies erfolgt mit der Programmfunktion "Dokument zuordnen":

1. in Word das Dokument öffnen (es muss das "oberste" offene Word-Dokument sein),
2. im Cockpit die betreffende Akte auswählen,
3. Dokument zuordnen ausführen.

Damit wird das Dokument der Akte zugeordnet. Es verfügt damit über die Eigenschaften, die erforderlich sind, um aus dem Dokument heraus auf andere Daten zuzugreifen. Der Adressat wird allerdings nicht gespeichert.

Wenn ein Dokument über die Programmfunktion Dokument speichern gespeichert wurde, erfolgt diese Zuordnung automatisch. Die Zuordnung muß in diesem Fall also nicht noch zusätzlich ausgeführt werden.