Intelligente Word-Dokumente / Dokumenteigenschaften

• Word einrichten

Dokumente, die mit dem Programm erstellt wurden oder nachträglich einer Akte zugeordnet wurden, enthalten unter

• Word 2000-2005: Datei / Eigenschaften / Anpassen,
• Word 2007 und höher: Datei / Informationen / Eigenschaften / Erweiterte Eigenschaften / Anpassen

einsehbare Informationen

• zur Akte,
• zur Adresse,
• zur Beteiligung
• zur Datenquelle und
• ggf. Rechnungsnummern,
• Dokumentennummern,
• zum Selektionskriterium,

soweit anwendbar. Dies erlaubt es, unter Word unmittelbar aus dem Dokument heraus über die Symbolleiste die jeweiligen Programmmodule kontextbezogen zu  verwenden (mehr), insbesondere also das Dokument zur richtigen Akte zu speichern.

Sollte die Symbolleiste oder der Menüeintrag fehlen, ist das Add-In gap.dot bzw. gap64.dot einzurichten. Mehr ...

Daten

Über das Icon Daten kann auf die Datenbank zugegriffen werden, um die zum Dokument gehörigen Daten anzusehen oder in das Dokument einzufügen.

Bei dem Fenster (rechts) handelt es sich um die Laufzeitvariante des Datenfeldassistenten. Die Bedienung ist ähnlich.

• Wird er auf Dokumentvorlagen (*.dot bzw. *.dotx) verwendet, werden Platzhalter eingesetzt,
• Wird er auf Dokumenten (*.doc bzw. .*docx) verwendet, werden die aktuellen, konkreten Werte eingesetzt,

Stellt man zum Beispiel fest, dass die Telefaxnummer falsch ist, sollte man durch den Button Daten bearbeiten oder das Adress-Icon in der Adressverwaltung die Telefaxnummer ändern.

Anschließend kann im Dokument mit dem Button "Daten" die richtige Telefaxnummer wieder in das Dokument eingefügt werden (nach dem gegebenenfalls eine falsche Telefaxnummer gelöscht wurde).

Wird nichts angegeben, werden die Daten des ausgewählten Beteiligten angegeben. Es können aber auch die Daten sämtlicher übriger Beteiligter angezeigt und eingefügt werden, wenn diese im Listenfeld links unten ausgewählt sind