Textverarbeitung (Word)

• Word einrichten
• Word-Dokumentvorlagen einrichten

Die Textverarbeitung findet mit Microsoft-Word statt. Das Programm unterstützt die Textverarbeitung wie folgt:

• Es können Dokumente erstellt werden, die mit Daten aus der Datenbank vorbelegt sind. Wichtigster Fall ist die Erstellung eines Briefbogens, in dem bereits die Adresse, Betreff, Anrede usw. ausgefüllt sind.
• Es werden Kurzbriefe erstellt.
• Dokumente können im Dokumentenordner gespeichert werden
• automatisch erstellte Dokumente gestatten weiterhin den Zugriff auf die aktuellen Daten der Akte, der Adresse und der Beteiligung,
• in den Eigenschaften des Dokuments sind Angaben zur Akte, zum Sachbearbeiter usw. vorhanden.
• Tabellen und Adressen können in Word-Dokumente ausgegeben werden.

Mehr zur Einrichtung von Word ...

Über die gap.dot werden in Word folgende Funktionen bereit gestellt:

• Symbolleiste und Menüeintrag zum Aufruf der wichtigsten Programmfunktionen aus Word heraus,
• Formatvorlagen und Autotexteinträge, die zentral in der gap.dot gespeichert sind, stehen lokal zur Verfügung.

Die Menüeinträge haben folgende Bedeutung:

• Cockpit: es wird das Cockpit mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte aufgerufen,
• Adressen: es wird die Adressverwaltung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Adresse aufgerufen,
• Akten: es wird die Aktenverwaltung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte aufgerufen,
• Neu speichern: Das aktive Dokument wird im Aktenordner gespeichert,
• Textbaustein: es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, um in das aktive Dokument einen Textbaustein an der Cursorposition einzufügen,
• Zeiterfassung: öffnet die Zeiterfassung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte,
• Kalender: öffnet den Terminkalender mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte,
• Aktenkonto: öffnet das Aktenkonto mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte,
• Konto: öffnet das Beteiligtenkonto der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Beteiligung
• Senden: erstellt eine E-Mail mit dem aktiven Netzwerkdateipfad das aktiven Dokuments, um das Dokument durch einen anderen Sachbearbeiter, der Zugang zum lokalen Netzwerk hat, über das Dokument zu informieren oder es weiter bearbeiten zu lassen. Beste Funktionalität nur mit Outlook.
• Daten: öffnet den Datenassistenten,
• mehr: Öffnet ein Untermenü mit folgenden weiteren Funktionen:
  • Hilfe-Dokumentation,
  • Hilfe-Dokumentation im Internet,
  • Vorlagenordner öffnen,
  • Bausteinordner öffnen,
  • Speichern im Bausteinordner: speichert das aktive Dokument als Textbaustein im entsprechenden Ordner,
  • Rechnung: öffnet das Rechnungsfenster zu der dem Dokument zugrunde liegenden Beteiligung,
  • Kleine Kostennote einfügen,
  • Datumsfelder durch aktuellen Wert ersetzen: ersetzt z.B. das automatisch eingestellte Tagesdatum durch  normalen Text, der sich dann nicht mehr automatisch ändert.
  • Datenbankfunktionen: ermöglicht eine Datenbankabfrage.

Näheres zu den Daten, die einem Dokument zugrunde liegen...

Word-Anwendung festlegen

Mit Hilfe der Programmfunktion "Word-Anwendung" kann explizit festgelegt werden, welche ausführbare Word-Datei (winword.exe) das Programm verwenden soll. Diese Funktion findet sich lediglich in der Liste aller Programmfunktion des Cockpits.

Normalerweise bedarf es dieser Festlegung nicht. Das Programm verwendet dann die aktuelle Version (die sich z.B. auch bei Doppelklick öffnet). Soll eine andere Version verwendet werden, oder gibt es sonstige Probleme mit der Erstellung von Dokumenten, ist diese Festlegung vorzunehmen.