Aktenkonto

• siehe auch: Cockpit-Aktenkonto
• siehe auch: Buchen von Aktenkonten

Programmfunktion (Aktenmenü) zur zusammengefassten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten von Mandanten und Gegner sowie aus der Finanzbuchhaltung (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld usw.) in einer bestimmten Akte.

Das Aktenkonto erleichtert es, den Zweck von Zahlungsvorgängen zu verstehen.

Das Aktenkonto vereinigt zwei ganz unterschiedliche Buchungssysteme in einer einheitlichen Tabelle:

Mandant, Gegner, Sonstige

Hierbei handelt es sich um die Buchungen in Beteiligtenkonten der Akte.

• In der Spalte Mandant handelt es sich um die Buchungen von Mandanten, typischerweise also offene Posten und deren Ausgleich),
• in der Spalte Gegner handelt es sich um Buchungen in Gegnerkonten, also typischerweise die Forderungsberechnung im Rahmen des Inkasso.
• in der Spalte Sonstige (einzublenden ggf. durch Ansicht / Spaltenauswahl) werden Buchungen in Beteiligtenkonten angezeigt, die weder dem Lager Mandant noch dem Lager Gegner angehören.

Gibt es mehrere Mandanten oder Gegner, werden die Buchungen in derselben Spalte angezeigt.

Die Summenzeile zeigt den Saldo des jeweiligen Kontos an, allerdings ohne die Berechnung von Zinsen. Anzeige und Ausdruck des Beteiligtenkontos mit Zinsen erfolgt z.B. über die Programmfunktion Beteiligtenkonto.

Zur Erinnerung: das Beteiligtenkonto dient der unverbindlichen Berechnung von Geldforderungen durch Sollstellung und Gutschriften. Es kann, muss aber nicht mit dem wirklichen Zahlungsverkehr identisch sein. Dieser ergibt sich vielmehr aus ...

Auslagen, Einnahmen, Fremdgeld, Ausgaben

Hier werden alle die Akte betreffenden Buchungen der Finanzbuchhaltung angezeigt, ungeachtet des Unternehmens.

Zu beachten ist, daß in den Spaltenüberschriften nur der im Kontext von Akten jeweils wichtigste Fall angegeben ist (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld), tatsächlich aber sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung des betreffenden Bereichs ausgegeben werden, d.h. eigentlich

• Auslagen und andere Forderungen,
• Einnahmen, insbesondere Gebühren,
• Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten,
• Ausgaben, z.B. nicht-durchlaufende (daher umsatzsteuerpflichtige) Auslagen, Abschreibung von durchlaufenden Auslagen.

Bei der Aktenablage sollten die Auslagen- und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgeglichen (Null) sein.

Ähnliches

Für spezielle Zwecke gibt es weitere Auswertungen:

• Adresskonto zur  zusammengefaßten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten der ausgewählten Adresse sowie in der Finanzbuchhaltung (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld usw.) der betreffenden Akten,
• Aktenkonto intern: es werden sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung angezeigt, die zu der betreffenden Akte erfolgt sind, unter Angabe des Einzelkontos und des Unternehmens.