Akte ablegenAkte ablegenDie Ablage hat in erster Linie zur Folge, dass die Akte in manchen Listenfeldern, Statistiken und Tabellen nicht mehr erscheint. Gelöscht wird dadurch zunächst noch nichts; dies ist angesichts der Ressourcen moderner PCs und der Leistungsfähigkeit moderner Datenbanken aus technischer Sicht schon lange nicht mehr veranlasst.
Rechtliche Besonderheiten bestehen nur hinsichtlich personenbezogener Daten, die nach Wegfall des rechtfertigen Grundes nicht mehr gespeichert werden dürfen (mehr).
Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden. Wenn in der Finanzbuchhaltung das Konto einer ablegten Akte gebucht wird, erfolgt ein Hinweis.
Wenn eine Akte erstmalig abgelegt wird, wird für diese Akte eine Ablagenummer und das Ablagedatum vergeben.
Das Programm schlägt eine Standardablagenummer vor, die eine Raute (#) als Platzhalter für einen Zähler enthält. Die Ablagenummer kann manuell beliebig abgeändert werden, wobei ebenfalls die Raute verwendet werden kann. Der jeweilige Zählwert der Raute ergibt sich aus den Optionen Zentral(1).
Diese eindeutige Ablagenummer sollte die Akte behalten, selbst wenn sie später wieder an- und erneut abgelegt
werden sollte. Bei nachträglicher Änderung der Ablagenummer sollte darauf geachtet werden, daß diese auch auf der Akte selbst deutlich vermerkt
wird, denn anderenfalls könnte die Akte unter der nicht mehr rekonstruierbaren
früheren Ablagenummer im Archiv unauffindbar werden.
Bei der Aktenablage sollten die Auslagen- und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgeglichen (Null) sein. Fremdgeldguthaben sind auszuzahlen oder umzubuchen; Auslagen sollten erstattet oder abgeschrieben werden. Sollte bei der Ablage noch ein Auslagen- oder Fremdgeldsaldo vorhanden sein, erfolgt ein tabellarischer Hinweis auf die bestehenden Salden. Sollte der Hinweis ignoriert werden, wird der Gewinn falsch berechnet und besteht das Risiko, dass Einnahmen nicht versteuert oder Ausgaben nicht abgesetzt werden. Nachträglich besteht z.B. mit der Programmfunktion "Aktensalden (abgelegte Akten)" die Möglichkeit, solche Fälle sichtbar zu machen.
Der Saldo der Beteiligtenkonten ist buchhalterisch gleichgültig. Normalerweise wird man eine Akte allerdings erst ablegen, wenn auch die Beteiligtenkonten ausgeglichen sind, d.h. alle gebuchten Forderungen bezahlt wurden. Offene Rechnungen..?
Massenablage
Sollen
zahlreiche Akten in einem einzigen Arbeitsgang abgelegt werden, ist wie folgt vorzugehen:
Eine Prüfung auf offene Auslagen- und Fremdgeldsalden erfolgt dabei nicht. Anschließend sollte deshalb die Programmfunktion "Aktensalden (abgelegte Akten)" ausgeführt werden.
Entsprechendes gilt für den Datenschutz: um entbehrlich gewordene persönliche Daten zu löschen, ist die Programmfunktion "Persönliche Daten ohne berechtigtes Interesse" aufzurufen (mehr).
Wenn eine Akte gelöscht werden soll, dann mit folgenden Programmfunktionen:
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