Datenschutz

• Adresse löschen
• Akte löschen

Spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung ist bei der Erfassung und Vorhaltung von Daten besondere Sorgfalt geboten.

Seitens des Programms wird dies seit auf vielfältige Weise unterstützt:

Datenschutz	Für jede Adresse kann festgelegt werden, ob diese dem Schutz persönlicher Daten unterliegt ("persönliche Adresse"). Bei Anreden wie "Herrn", "Frau" usw. geschieht dies zwingend automatisch, im übrigen manuell. Adressen von Gerichten, Behörden und Gewerbetreibenden sind also normalerweise nicht betroffen (vgl. Art. 1 Abs. 2, Art. 4 Nr. 1 DSGVO: "Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen")
Archiv	Für jeden Beteiligungstyp kann angegeben werden, dass die Adresse auch nach Ablage der Akte noch nicht sofort zu löschen ist. Standardmäßig ist dies bei "Mandant" und "Gegner" der Fall
"Persönliche Adressen löschen"	Programmfunktion zur Löschung persönlicher Adressen der aktuellen Akte, die nicht zu archivieren sind und auch in keiner sonstigen aktiven Akte verwendet werden. Bei Ablage einer Akte wird diese Programmfunktion automatisch angeboten.
"Persönliche Adressen Aktuell"	Adressen mit Datenschutz, an deren Speicherung ein berechtigtes Interesse besteht, weil sie entweder aktiven Akten zugeordnet sind oder an ihnen infolge des Archivvermerks der Beteiligung noch das Archivinteresse besteht. Auch Mitarbeiter fallen darunter.
"Persönliche Adressen ohne berechtigtes Interesse"	Adressen mit Datenschutzvermerk, die nicht in der vorstehenden Tabelle "Persönliche Adressen Aktuell" enthalten sind. Diese sollten anonymisiert oder gelöscht werden.
"Adresse löschen"	Die Funktionalität des Löschens von Adressen wurde erweitert (mehr)
"Persönlicher Datensatz"	Excel-Tabelle mit allen persönlichen Daten, die für eine bestimmte Person gespeichert sind (vgl. Art. 20 DSGVO)
Dateien löschen	Um gemäß Art. 2 (1) DSGVO auch alte Dateien zu löschen, die persönlichen Daten enthalten, empfehlen wir, anhand einer durch die Aktensuche erstellte Liste und dem Windows-Explorer die entsprechenden Aktenordner oder betroffenen Dateien zu löschen. Der Windows-Explorer bietet umfassende Möglichkeiten, um z.B. Dateien anhand ihres Datums zu filtern und dann ggf. zu löschen.

Und weil häufig gefragt wird: als Softwarehersteller sind wir nach unserer Rechtsauffassung für Sie kein Auftragsverarbeiter im Sinne von § 11 BDSG oder Art. 28 DSGVO: wir haben keinen Zugriff auf Ihre Daten, und es gibt auch keine versteckten Informationsflüsse. Lizenzanmeldungen und Fehlermeldungen werden nicht automatisch an uns übermittelt, sondern generieren lediglich den Entwurf einer E-Mail, deren Inhalt und Versand unter der alleinigen und vollständigen Kontrolle des Absenders steht. - Strittig ist allenfalls, ob technischer Remotesupport eine Auftragsverarbeitung nach § 11 BDSG, Art. 28 DSGVO darstellt. Unsere aktualisierten Lizenzbedingungen enthalten deshalb vorsorglich eine entsprechende Regelung.