AdressenAdressenIn diesem Fenster werden sämtliche Adressen verwaltet.
Zur Auswahl der anzuzeigenden oder zu bearbeitenden Adresse siehe Adresse auswählen. Komplexe Suchtechniken finden sich unter Adresse suchen.
Beim Öffnen erscheint ggf. die gerade aktive Adresse, sonst die zuletzt bearbeitete Adresse.
Bevor eine neue Adresse eingegeben wird, ist in der Regel der Button CLS / Neu zu klicken. Sämtliche Felder werden dann geleert.
Sollen für eine neue Adresse die Daten einer vorhandenen Adresse übernommen werden, geschieht dies durch Adresse kopieren.
Wird eine neue Beteiligung erstellt, kann durch gebundene Adressauswahl eine integrierte Eingabe oder Auswahl erfolgen. In der Taskleiste wird dann angezeigt, zu welcher Akte die mit "OK" bestätigte Adresse ggf. erfasst wird.
Mindesteingabe für eine Adresse ist das Feld (Nach-) Name. Alle übrigen Felder sind optional.
Mit der Escape-Taste werden ungespeicherte Änderungen rückgängig gemacht.
Unterschiedliche Anreden, E-Mail-Adressen oder Abteilungen an derselben Adresse sind kein Grund, eine Adresse mehrfach anzulegen. In solchen Fällen sollte vielmehr von der aktenspezifischen Adressverwaltung Gebrauch gemacht werden!
Soll eine Adresse neu eingeben werden und ist in der Datenbank
bereits eine ähnliche Adressen vorhanden,
besteht beim Speichern eine Wahlmöglichkeit zwischen
Es wird nicht nur der Name abgeglichen, sondern auch Strasse/Nr, alle vier Telefonnummern, Geburtstag und E-Mail. Da diese Prüfung nur bei der Neueingabe von Adressen stattfindet, sollte eine neue Adresse erst gespeichert werden, wenn alle Angaben gemacht wurden, damit die Prüfung auch alle Felder umfasst. Nachträglich kann die Prüfung aber durch "so ähnlich" (Listenfeld rechts oben) vorgenommen werden.
Über den Button "Poolabgleich" auch ein Abgleich mit ähnlichen Adressen in anderen Datenpools erfolgen. Dies ist hilfreich, um mögliche Interessenkollisionen aus anderen Datenpools zu prüfen.
Anrede: Es kann eine Anrede aus der vorgegebenen Auswahl verwendet werden oder eine beliebige andere. In der Liste werden alle bisher einmal verwendeten Anreden angeboten. Unter Stammdaten > Listentexte mit Kontext = 7 können die angebotenen Anreden auch explizit festgelegt werden (mehr).
Datenschutz:
Für jede Adresse kann festgelegt werden, ob diese dem Schutz
personenbezogener Daten unterliegt ("persönliche Adresse").
Bei natürlichen Personen ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Bei Anreden wie "Herrn", "Frau" usw. geschieht dies
automatisch, im übrigen manuell. Adressen von Gerichten,
Behörden und Gewerbetreibenden sind also normalerweise nicht betroffen (mehr
zum Datenschutz).
Vorname: Es empfiehlt sich, auch Vornamen, die eigentlich Bestandteil einer handelsrechtlich eigenständigen Firma sind, hier gesondert als Vornamen einzugeben. Bei Gerichten wird der Gerichtstyp nicht als Teil des Nachnamens, sondern als Vorname ein gegeben. Mehr zu Gerichtsorten ...
Titel: Hier sind akademische Titel wie Doktor, Professor usw. einzutragen. Diese Titel sollten nicht in das Vornamens- oder Namensfeld, weil es sonst nicht möglich ist, automatisch die Anrede zu generieren und die Namen tabellarisch aufzulisten. Unter Stammdaten > Listentexte mit Kontext = 3 können die angebotenen Titel auch explizit festgelegt werden (mehr).
Name: Das einzige Pflichtfeld der Adresse. Anzugeben ist der Nachname bzw. die handelsrechtliche Firma ohne einen etwaigen Vornamen. Ist der Name zu lang für eine Adresszeile, ist er sinnvoll auf die nächste Zeile (Adresszusätze) umzubrechen.
Wenn z.B. für Zwecke eines gerichtlichen Rubrums weitergehende Details benötigt werden, sollten diese nicht hier, sondern in das Feld Parteibezeichnung aufgenommen werden.
Das große Textfeld kann alternativ zwei unterschiedliche Felder anzeigen:
Zur Erinnerung: diese Information kann (wie auch alle anderen!) in Dokumentvorlagen eingesetzt, mit Hilfe des Daten-Buttons auch nachträglich in ein Dokument übernommen werden (mehr).
Ehem. Name: Abweichender früherer Name, z.B. Geburtsname, früherer Ehename, Firma vor Umfirmierung.
Strasse, Nr.: Textfeld zur freien Eingabe von Strasse und Hausnummer. Die angebotene Auswahl enthält alle in der Datenbank bereits enthaltenen Strassen (mehr).
PLZ, Ort: Textfeld zur freien Eingabe von Postleitzahl und Ort. Die angebotene Auswahl enthält eine Liste aller in der Adressverwaltung bereits vorhandenen Ortsangaben (mehr).
Hinweis: Wenn gewünscht, kann das Land auch separat angegeben werden.
Der Tooltip zeigt an, was gerade gelistet ist. Über die rechte Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü, durch das die gewünschte Liste ausgewählt werden kann. Die Selektion wird eingegeben, indem die Eingabe mit einem Stern (*) begonnen wird.
Zu beachten ist, dass den Listen kein offizielles Ortsverzeichnis zugrunde liegt, sondern lediglich die Menge der bisher in der Datenbank vorhandenen Ortsangaben (mehr).
Land: Sofern das Land DIN-gerecht nicht in dieselbe Zeile wie die Ortsbezeichnung eingegeben werden soll, kann das Land hier gesondert eingegeben werden,
Vorsteuerabzug: wenn das Feld angekreuzt ist, wird für eine neue Kostenberechnung in der Zwangsvollstreckung die als "N" getaggte Umsatzsteuerkategorie vorgeschlagen.
Telefonnummern: vier Felder zur Eingabe diverser Telefonnummern. Die automatische Zahlengruppierung lässt sich in den Optionen ein- und ausschalten. Durch Klick auf das Telefonsymbol besteht Gelegenheit zur automatischen Anwahl (mehr).
Postfach-Rahmen: In diese beiden Textfelder können ggf. Angaben zum Postfach gemacht werden. Es handelt sich um sog. "bzw-Felder", d.h. bei der Einrichtung von Dokumentvorlagen besteht die Möglichkeit, dass sie, wenn keine Angabe vorhanden ist, durch die Straßenanschrift ersetzt werden (mehr).
Die Ortsliste ist unterlegt mit den in der Datenbank bereits vorhandenen Postfach-Postleitzahlen (so wie sie in der Adressverwaltung vorhanden sind, also nicht auf Richtigkeit geprüft).
Briefanrede: Bei einer Neueingabe wird zunächst eine Briefanrede automatisch generiert. Es kann stattdessen aber auch jede beliebige andere Briefanrede eingegeben werden, auch mehrzeilig. Durch einen Doppelklick wird die automatisch generierte Briefanrede wiederhergestellt. Die Auswahlliste enthält zahlreiche mögliche Varianten einer Anrede.
Grussformel: "Mit freundlichen Grüßen" oder wie auch immer die Formel für die Adresse lauten soll. Unter Stammdaten > Listentexte mit Kontext = 4 können die angebotenen Grußformeln auch explizit festgelegt werden (mehr).
Geburtstag, Geburtsort: Diese Angabe wird automatisch abgefragt in der Programmfunktion "Geburtstage" (einstellbar über Optionen).
Um den Geburtstag in den Terminkalender einzutragen, damit z.B. an ihn erinnert wird, ist der Button zu klicken (mehr).
Bankleitzahl: Im linken der beiden Felder zur Bankverbindung ist die Bankleitzahl anzugeben. Es handelt sich um ein rein numerisches Feld. Es sind also ausschließlich Ziffern zulässig.
Kontonummer: Numerisches Feld, es sind nur Ziffern zulässig. Sämtliche Sonderzeichen, die die Kontonummer enthalten mag, sind wegzulassen.
IBAN / BIC: Kontonummer und Bankleitzahl in dem ab 01.02.2014 verbindlichen Format.
E-Mail: Ggf. muß eine gültige E-Mail Adresse eingegeben werden. Diese Angabe wird z.B. übernommen in die Funktion "E-Mail" erstellen. Durch Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich Outlook mit dem Entwurf einer neuen E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Sollen mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden, sind diese durch Semikolon zu treffen.
Homepage: Ggf. muß eine gültige www-Adresse angegeben werden. Durch Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich der Internet-Browser mit der angegeben Adresse. Ist die E-Mail-Adresse auf der Homepage gehostet, ist die zusätzliche Angabe der Homepage unnötig, da diese auch durch das Kontextmenü geöffnet werden kann (vgl. nachfolgend).
E-Mail/Homepage Kontextmenü: mit Rechtsklick auf eines der beiden Felder werden folgende Funktionen angeboten:
Gruppe: Angaben zur Adressgruppe. Wenn die Adresse einer Adressgruppe angehören soll, ist hier die Adresse der führenden Adresse anzugeben.
Um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, ist in dem rechts oben befindlichen Listenfeld die Option "Gruppe" auszuwählen. Im Adressfenster können dann Gruppenmitglieder durchgegangen werden. Außerhalb der Adressverwaltung kann die Gruppe z.B. durch die Programmfunktion Adressgruppe angezeigt werden.
Oberordner: wenn dieses Feld eine Eingabe enthält, besteht bei einer Neuerfassung dieser Adresse zu einer Akte die Gelegenheit, den Oberordner der Akte entsprechend festzulegen (sofern nicht bereits geschehen).
Auf diese Weise kann für bestimmte Mandanten oder Gegner generell festgelegt werden, dass die für sie angelegten Dokumente nicht jahrgangsbezogen, sondern zusammengefasst abgelegt werden.
Bemerkungen: Universalfeld für beliebige zusätzliche Eingaben, auch mehrzeilig.
Die einzelnen Textfelder der Adressverwaltung können auch durch Drag and Drop ausgefüllt werden.
Zweckmäßigerweise sollte man die Adressverwaltung neben oder vor das Fenster mit der Textherkunft (z.B. Internetbrowser) positionieren. Um die Adressverwaltung im Vordergrund zu halten, ist der Button mit dem Kreuzsymbol rechts oben zu klicken.
Korrespondiert die Kanzlei unter derselben Adresse mit unterschiedlichen Abteilungen oder Ansprechpartnern (z.B. bei Behörden, Versicherungen, anderen Großunternehmen oder Kanzleien), sollte die Adresse nur einmal eingegeben werden
Die für die einzelne Akte benötigten Angaben gehören in die erweiterten Eigenschaften der Beteiligung.
In die Adressverwaltung gehören dann nur die zentrale Anlaufstelle und eine neutrale Anrede.
Folgende Funktionen stehen im Cockpit zur Verfügung, um eine Adresse auszugeben.
Adresse
in Zwischenablage: erreichbar mit der rechten
Maustaste, können zahlreiche unterschiedliche Adressbestandteile in die
Zwischenablage übertragen werden, um dort aus in anderen Anwqendungen
verwendet zu werden.Oft ist es auch praktisch, das Adressenfenster einfach als Screenshot auszudrucken.
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