Adressenimport

Siehe auch:

• Serveradministration
• Altdatenübernahme

Um Adressen aus einer anderen Anwendung in die Adressverwaltung zu übernehmen, verwendet man am besten den SQL-Server-Import-/Exportassistenten.

Sollte dieser Assistent lokal nicht vorhanden oder nicht auffindbar sein, kann er über das SQL-Server-Management Studio nachgeladen bzw. gestartet werden (Kontextmenü der betreffenden Datenbank, siehe Screenshot).

Feldorganisation

Die Adressverwaltung ist bewusst einfach gehalten, d.h. sie besteht fast nur aus unverknüpften Textfeldern, die fast beliebige Daten aufnehmen können. Ausnahmen:

• einziges Pflichtfeld ist Nachname,
• das Feld "Geburtstag" verlangt einen gültigen Datumswert.
• das Feld "MegaAdresse" verlangt eine existierende andere Adress-Id. Am besten weglassen.
• das Feld "VollerName" ist bedeutungslos, es wird vom Programm automatisch aus Titel, Vorname und Nachname zusammengesetzt. Um dies für einen importierten Bestand durchzuführen, ist die "Datenpflege" auszuführen.
• Ja/Nein-Felder (z.B. "ds") müssen, wenn sie nicht leer sind, 0 oder 1 enthalten. Etwaige Angaben wie WAHR oder FALSCH müssen durch 1 bzw. 0 ersetzt werden (Spalte markieren, finden und ersetzen)

Eine weitere Besonderheit besteht beim Feld ID. Diese eindeutige Adressnummer dient der Identifikation jeder Adresse und wird vom SQL-Server bei Anlage neuer Datensätze (Adressen) automatisch hochgezählt. Benutzereingriffe sind normalerweise nicht möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• (empfohlen) das Feld ID wird beim Import ausgespart, dann werden vom System neue Nummern vergeben.
• Will man bestehende IDs mit importieren, muss in der Felddefinition für die Dauer des Imports die Identity-Eigenschaft auf Nein gesetzt werden. Ist eine ID bereits vorhanden, gibt es eine Fehlermeldung.

Dennoch ist der der Import nicht ganz trivial, denn man muss sich etwas mit Felddefinitionen u.s.w. beschäftigen:

• Die a-jur-Adressverwaltung besteht aus einer Tabelle namens "Adressen", und diese Tabelle hat zahlreiche Spalten (=Felder).
• Bei einem Import kommen die Daten aus einer anderen Tabelle in einer anderen Datenbank mit anderem Namen und anderen Felddefinitionen.

Diese müssen nun einander zugeordnet werden. Felder wie "Anrede", "Vorname" usw. sind oft unproblematisch. Aber schon beim Feld "PLZOrt" geht es los: unterschiedliche Datenbanken verwenden unterschiedliche Feldnamen. Oft werden PLZ, Ort und Land auch getrennt gespeichert, so dass sie erst wieder zusammengeführt werden müssen. Kontonummern werden mal als Zahl gespeichert und mal als Text mit Sonderzeichen.

Die vorhandenen Felddefinitionen lassen sich über die Programmfunktion "Alle Datenbankfelddefinitionen" anzeigen, mit Hilfe des SQL-Management Studios auch (in engen Grenzen) ändern.

Empfohlen: Import über Excel

Folgende Methode ist wohl der einfachste Weg und hat sich bewährt:

1. Adressdaten in eine Excel-Tabelle übertragen.
2. Excel- Spaltenüberschriften buchstabengetreu der Terminologie der a-jur-Adressen-Tabelle anpassen wie folgt:
   • Anrede
   • Titel
   • Vorname
   • Nachname (einziges Pflichtfeld)
   • ds
   • ExName
   • Adresszusaetze
   • Parteibezeichnung
   • StrasseNr
   • PlzOrt
   • Postfach
   • PlzPostfach
   • Land
   • Telefon1
   • Telefon2
   • Telefax
   • Mobil
   • Briefanrede
   • Grussformel
   • Geburtstag (gültiger Datumswert!)
   • Geburtsort
   • Kontonummer
   • Bankleitzahl
   • IBAN
   • BIC
   • Bemerkungen
3. In Excel die Daten bearbeiten und bereinigen, damit sie den richtigen Spalten zugeordnet sind.
4. Mit Hilfe des SQL-Server-Import-/Exportassistenten die Excel-Tabelle unmittelbar in die a-jur-Tabelle "Adressen" einlesen. In den Fenstern sind folgende Angaben zu machen:
   • Datenquelle auswählen:
     • Microsoft Excel (sollte Excel hier nicht angeboten werden, propieren Sie es mit der 2010er oder 2017er-Version des Assistenten),
     • Dateipfad angeben,
     • "Erste Zeile enthält Spaltennamen"
   • Ziel auswählen:
     • SQL Native Client (alle Versionen sind zulässig),
     • Namen des SQL-Servers angeben,
     • Logindaten angeben (genau wie im Loginfenster),
     • Datenbank angeben, i.d.R."gap".
   • Tabelle kopieren oder Datenbank abfragen: Option "Daten aus mindestens einer Tabelle oder Sicht kopieren" anwählen.
   • Quelltabellen und -sichten auswählen:
     • Namen der Excel -Registerkarte auswählen, die die Adressdaten enthält,
     • Sollte rechts daneben das Ziel nicht bereits exakt "Adressen" lauten: Tabelle "Adressen" über die Dropdownliste anwählen.
   • Paket speichern und ausführen: "sofort ausführen" wählen.
   • Assistenten abschließen: Parameter überprüfen und den Importvorgang starten.
   • Kommt es dabei zu Fehlermeldungen, sind die Daten in Excel entsprechend zu korrigieren und ist der Vorgang zu wiederholen. Sind die zu importierenden Inhalte zu lang für das Zielfeld, können die im Zielfeld zulässigen Feldlängen entsprechend erweitert werden (mehr).
5. a-jur-Programmfunktion "Datenpflege" ausführen - fertig!

Adressenaustausch zwischen Datenpools

Mit Hilfe der Programmfunktion "Adresse exportieren nach..." (Menü "Adressen") wird die ausgewählte Adresse in einen anderen Datenpool kopiert. Mit der Programmfunktion "Akte exportieren" werden sämtliche Adressen der Akte exportiert.

Outlook-Kontakte importieren

• Inkompatibilität mit Outlook 2024

Der Import von Adressen, die als Outlook-Kontakte vorliegen, ist wie folgt vorgesehen:

1. Aus Outlook heraus die Kontakte exportieren in eine neue Tabelle Kontakte des Access (bis 2010)-Projekts. Falls dies (wie häufig) nicht möglich ist, muss folgender Umweg gewählt werden:
   1. Export von Outlook zunächst in eine temporäre Access-Datenbank,
   2. Dortige Tabelle in das Access-Projekt importieren in eine Tabelle namens "Kontakte",
2. "Abfrage" (gespeicherte Prozedur) Kontakte2Adressen öffnen und prüfen, ob die darin vorgesehenen Zuweisungen stimmig sind, ggf. ändern und speichern.
3. Kontakte2Adressen ausführen.
4. Wenn Access eine fehlerfreie Ausführung meldet, kann die Tabelle "Kontakte" anschließend gelöscht werden.

ADR-Verzeichnisse

Befinden sich die Adressen in ADR-Verzeichnissen, die Dateien wie 01A, 02A, 03A usw. enthalten, kann der Import mit Hilfe der kleinen Anwendung adrimport.exe erfolgen.