AltdatenübernahmeAltdatenübernahmeDer Microsoft SQL-Server ist wie kaum ein anderes Datenbanksystem in der Lage, andere Datenbankinhalte zu importieren.
Das Problem liegt demgemäß meist nicht beim Import, sondern beim Export aus dem bisherigen System, da manche Anbieter ihre eigenen Datenformate verwenden. Hinzu kommt, dass die Datenstrukturen oft unterschiedlich sind.
In der Regel sind lediglich die Adressen mit vertretbarem Aufwand zu übernehmen (mehr). Wir empfehlen, während der Übergangszeit zweigleisig zu verfahren.
Für den SQL-Server steht SQL-Server Import-/Export-Assistent zur Verfügung, der automatisch mit installiert wird.
Für ältere Installation kann auch Microsoft Access (bis 2010) verwendet werden (Datei/externe Daten und Extras/Datenbank-Dienstprogramme)
Daten, die z.B. als Excel- oder Text-Tabelle vorliegen, können importiert werden, bedürfen dabei aber einer Anpassung an die unterschiedlichen Feldbezeichnungen usw., was gewisse technische Kenntnisse voraussetzt.
Unverzichtbar ist dabei, dass der bisherige Anbieter einen Adress-, Akten- und Kontenexport in ein Standardformat vorsieht, und damit sieht es häufig sehr schlecht aus.
Manche Anbieter von Anwaltssoftware verwenden selbsterfundene Datenformate ohne die Möglichkeit eines Exportes in gängige Datenbankformate. Mit der kleinen Hilfsanwendung import2gap.exe lassen sich manche solche Adressen allerdings dennoch importieren.
Manche Daten können erst importiert werden, wenn bestimmte andere Daten bereits vorhanden sind, da die Tabellen aufeinander verweisen und aufbauen. Die Tabellen und Abfragen, die aus diesem Grunde als erstes importiert werden müssen, finden sich in einer Tabelle namens "Objektfolge". Die darin enthaltene Reihenfolge ist einzuhalten.
Meistens wird es am sinnvollsten sein, z.B. mit Hilfe eines der Tools lediglich die Adressen zu importieren, denn das ist eine sehr schlichte Tabelle ohne verknüpfte Felder. Anschließend können die Akten sehr rasch manuell angelegt werden, denn wenn die Adressen bereits vorhanden sind, bereitet die Aktenanlage kaum noch Arbeit.
Die Übernahme von Forderungskonten, Finanzbuchhaltung ist meistens mühsam.
Wichtig: nach einem Adress-Import muss die Programmfunktion "Datenpflege" ausgeführt werden.
Bei dieser Gelegenheit: bei a-jur liegen die Daten in weltweit verständlichen Formaten vor und lassen sich jederzeit ohne weiteres exportieren!
Nach einem Import von Tabellen aus einer anderen Anwendung, z.B. mit Hilfe des o.a. Import-/Export-Assistenten, in den Datenpool sind diese Daten in die Tabellen von a-jur zu übertragen.
Um die unterschiedlich strukturierten Tabellen zusammenzuführen, gibt es Konvertierungstabellen:
Diese Tabellen enthalten jeweils eine Gegenüberstellung der Feldnamen von a-jur mit den Feldnamen der importierten Altdaten. Oft sind anstelle bloßer Feldnamen auch Unterabfragen oder zusammengesetzte Ausdrücke erforderlich. Durch VBA wird daraus eine entsprechende INSERT_INTO Anweisung generiert.
Es ist wichtig, die angegebene Reihenfolge einzuhalten, weil die Tabellen aufeinander aufbauen.
Oft enthalten sind die importierten Daten insofern ungültig, als z.B. auf nicht vorhandene Adressen oder Sachgebiete verwiesen wird. Da a-jur solche Schlüsselverletzungen nicht zulässt, müssen solche Daten zuvor noch bereinigt werden.
Die Verwendung der Konvertierungstabellen und die Behebung der Schlüsselverletzungen erfolgt mit Hilfe des VBA-Moduls "import" des Acces-Projektes und setzt gute Kenntnisse in VBA und SQL voraus.
| Impressum |
a-jur-Kanzleisoftware |