Beteiligungen erfassen und bearbeiten

• Adressverwaltung

Um eine Adresse neu zu einer Akte zu erfassen, ist wie folgt vorzugehen:

1. Im Cockpit die Akte auswählen, zu der die Adresse erfasst werden soll. Ist die Akte noch nicht vorhanden, muss sie zunächst über die Aktenverwaltung angelegt werden.
2. Im Cockpit den Button neu klicken. Der Cursor springt in das leere Adressfeld und die Eingabe kann beginnen.

Die Adresse wird ausgewählt, indem man (so weit wie nötig) im Adressfeld den Nachnamen eingibt und bei Bedarf in der Dropdownliste auswählt.

Wenn die Adresse noch nicht vorhanden ist oder erst etwas aufwändiger gesucht werden muss, kann man in die Adressverwaltung wechseln, indem im Cockpit der Button erfassen ... geklickt wird. Die in der Adressverwaltung mit OK bestätigte Adresse wird in das Adressfeld des Cockpits übernommen. Da die Adressverwaltung in diesem Fall ausschließlich zur Erfassung für die aktuelle Akte geöffnet ist (worauf auch in der Titelzeile hingewiesen wird), muss sie erst geschlossen werden, bevor woanders weiter gearbeitet werden kann. Mehr ...

Betreff: In der nächsten Zeile kann das fremde Betreff eingegeben werden (optional). Bei einer Neueingabe wird standardmäßig das Betreff der Akte auch für die Beteiligung vorgeschlagen. Im Listenfeld stehen zusätzlich

• typische Betreff-Texte sowie
• das Aktenbetreff und
• die Betreffs der bisherigen Beteiligten

als Vorlage zur Auswahl. Natürlich kann der Text hier frei gewählt werden, auch mehrzeilig. Wenn die Beteiligung als Beteiligtenkonto verwendet werden soll, sollte in das Betreff ggf. auch eine Bezeichnung des zu vollstreckenden Titels aufgenommen werden.

Parteirolle: In der letzten Zeile muss eingegeben werden, in welcher Beziehung die Adresse zur Akte steht (Mandant, Gegner, Gegenanwalt usw.. Die Liste der verfügbaren Parteirollen wird in der Stammdatenverwaltung festgelegt.

Wenn eine Adresse ausgewählt wird, die schon in anderen Akten erfasst wurde, wird die zuletzt eingenommene Parteirolle vorgeschlagen. Der Vorschlag muss überprüft und kann geändert werden. Hieraus ergibt sich ggf. bereits ein erster Hinweis auf mögliche Interessenkonflikte.

Nicht  nur am Verfahren beteiligte Personen, sondern auch andere Adressen lassen sich im Cockpit erfassen, z.B. Unfallort, Bauvorhaben, Kaufgegenstand usw. Es empfiehlt sich z.B. der Beteiligungstyp "Objekt".

Hinzufügen/ändern / Mitstreiter

Die Erfassung der Adresse wird abgeschlossen, indem der Button "hinzufügen" geklickt wird. Die Adresse erscheint im Cockpit dann in der Liste der Beteiligten dieser Akte.

Wenn eine vorhandene Beteiligung lediglich geändert (bearbeitet) wurde, ist der Button mit speichern beschriftet.

Nach Eingabe oder Änderung eines Mandanten oder Gegners besteht Gelegenheit, dessen bereits früher erfasste Versicherungen, Vertreter oder Berater auch in die vorliegende Akte zu übernehmen und dabei das fremde Betreff und die erweiterten Eigenschaften zu bearbeiten (z.B. Versicherungsnummer beibehalten, Schadensnummer ändern, Sachbearbeiter prüfen). Ist das nicht gewollt, ist die einzelne Anfrage zu ignorieren oder der gesamte Vorgang abzubrechen.

Kopieren / Verschieben

Über das Cockpit-Menü "Bearbeiten" lassen sich Beteiligungen kopieren oder verschieben. Davon ist ggf. auch ein zur Beteiligung gehörendes Beteiligtenkonto und eine Rechnung betroffen.

Erweiterte Eigenschaften:

• Zum Zwecke der aktenspezifischen Adressverwaltung können über den Button erweitert u. a. Modifikationen der Adresse eingegeben werden.
• Durch die Vornahme von Buchungen kann jede Beteiligung auch als Beteiligtenkonto verwendet werden.
• Für spezielle Anwendungen können auch beliebige Zusatzfelder konfiguriert werden.

Mehrfache Beteiligung einer Adresse an derselben Akte

Normalerweise wird jede Adresse zu einer bestimmten Akte nur einmal erfasst. Ausnahmen sind aber denkbar.

Gibt es z.B. mehrere Gegner, die durch den selben Anwalt vertreten werden, der dafür seinerseits unterschiedliche Akten (Aktenzeichen, Betreffs) angelegt hat, ist für jedes unterschiedliche Betreff des Gegenanwaltes auch eine eigene Beteiligung anzulegen, damit die Korrespondenz entsprechend differenziert werden kann.

Ebenso kann zum Beispiel ein Gericht in mehreren unterschiedlichen Funktionen in einer Akte tätig sein, zum Beispiel einmal als Berufungsinstanz und einmal als Beschwerdeinstanz mit unterschiedlichen Geschäftszeichen.

In Zwangsvollstreckungssachen kommt es oft vor, dass beim selben Gericht mehrere Sachen mit unterschiedlichen Geschäftszeichen anhängig sind.

Dass eine Adresse an vielen unterschiedlichen Akten beteiligt sein kann, versteht sich hoffentlich von selbst!

Mehrere Konten für dieselbe Adresse? <klick>

Interessenkonflikte

Nach jeder Eingabe oder Änderung des Beteiligten prüft das Programm automatisch, ob ein Interessenkonflikt gegeben ist.

Wenn diese Prüfung ergibt, dass der Beteiligte der Kanzlei gleichzeitig im Lager eines Mandanten und eines Gegner gegenüber steht, wird eine Liste der Beteiligungen dieser Adresse angezeigt.