Benutzerdefinierte Datenfelder
Siehe auch:
Für Akten,
Adressen und Beteiligungen können vom Benutzer beliebige zusätzliche Datenfelder eingerichtet
werden, die vom Cockpit und anderen Fenstern aus aus angezeigt und bearbeitet und auch als
Datenfelder in Textdokumenten verwendet werden können.
|
Name der Tabelle |
Programmfunktion |
aufzufinden |
| AdressenExt |
benutzerdefinierte Adressdaten |
Adressmenü, Adressverwaltung Menü
"erweitert", Cockpit-"Adresse" > rechte Maustaste |
| AktenExt |
erweiterte Aktendaten |
Aktenmenü,
Aktenverwaltung Menü "erweitert" |
| AktenbeteiligteExt |
erweiterte Beteiligungsdaten |
erweiterte Beteiligungsdaten > Button
"Ext", Cockpit-"erweitert" > rechte Maustaste |
Einrichtung
Die Einrichtung der Datenfelder erfolgt über das
Microsoft SQL Server Management Studio.
Die Datenfelder sind in die Tabellen
einzufügen. Der gewünschte Typ (Text, Geld, Datum, Ja/Nein usw.) ist dabei
anzugeben. Der Feldname darf nicht bereits bei den normalen Vorlagen oder
in einer anderen *.ext-Tabelle vorhanden sein. Die bereits verwendeten
Feldnamen könne durch die diversen "Platzhalter"-Programmfunktionen angezeigt
werden.
Die bei der Installation bereits vorhandenen
Datenfelder in diesen Tabellen können entfernt werden, nicht allerdings das
jeweils mit einem Schlüsselsymbol versehene erste Feld (Az, AdressId bzw.
Abi), weil diese die Verknüpfung mit der Akte, Adresse bzw. Beteiligung
herstellen.
Wichtig: bei normalen Textfeldern ist nicht der Datentyp
"Text" zu verwenden, sondern "varchar" mit Angabe der
Maximallänge.
Im einfachsten Fall genügt dies bereits. Aus den konfigurierten
Datenfeldern wird automatisch ein Passepartout erzeugt. Datumsfelder erscheinen
z.B. als
Datumssteuerelemente, ja/nein-Felder als Ankreuzboxen.
Manchmal sind nach der
Konfiguration neuer Felder die Daten in andere Spalten verrutscht,
erscheinen die Änderungen nicht, zeigt das Passepartout Fehlermeldungen oder
erscheint die Meldung "Für die Sicht oder Funktion 'dbo.wordAktenbeteiligte'
sind mehr Spaltennamen angegeben, als Spalten definiert sind." In diesem
Fall hilft Skriptausführung oder ein (unverändertes!)
erneutes Abspeichern der angegebenen Abfrage.
Tipp: wenn zusätzliche Felder in die
Tabellen "Akten" oder "Adressen" eingefügt werden, lassen sich diese auch
mit den Programmfunktionen "Akten-Passepartout" bzw. "Adressen-Passepartout"
anzeigen und bearbeiten. Die vorhandenen Felder dürfen dabei aber nicht
umbenannt oder entfernt werden. Diese Felder stehen allerdings nicht als
Word-Platzhalter zur Verfügung.
Um das Fenster zur Anzeige und Bearbeitung der Daten komfortabler
darzustellen, können die Datenfelder zusätzlich konfiguriert werden.
Die
selbst eingerichteten und verfügbaren Feldnamen können mit Hilfe der Tabelle
"Benutzerdefinierte Datenfelder" angezeigt werden.
Über
Einstellungen / Setup / erweitert /
Feldkonfiguration können Felder beliebiger
Tabellen konfiguriert werden:
- "Tabelle": Name der Tabelle, die das zu
konfigurierende Feld enthält. Soll die Einstellung für jedes Auftreten des
Feldnamens gelten, kann hier auch "alle" (ohne die Anführungszeichen)
angegeben werden.
- "Feld": Name des zu konfigurierenden Feldes.
Groß-/Kleinschreibung ist zulässig; Umlaute, Leer- und Sonderzeichen sind
unzulässig.
- "RowSource": Konfiguration von Listenfeldern
(Vorschlagslisten):
- Bei Textfeldern: zulässige SQL-Abfrage, verwendet wird die 1.
Spalte. Alternativ zulässig auch die Schlüsselwörter
- "bisherige", durch die automatisch die in derselben Tabelle für
dasselbe Feld bereits vorhandenen Daten zur Auswahl angeboten werden,
oder
- "bisherige hier", wie vor, aber begrenzt auf in der aktuellen
Akte verwendeten Texte.
- Felder vom Datentyp Integer: Diese werden als Schlüsselfelder
interpretiert, d.h. als eine Zahl, die auf den Index in einer anderen
Tabellen verweist. Da die Zahl (der Index) meist willkürlich und für den Benutzer
unverständlich ist, besteht hier Gelegenheit, die Zahl durch eine
Referenz auf ein verständliches Textfeld zu ersetzen. Anzugeben ist eine
SQL-Abfrage, deren
- erste Spalte den Indexwert enthält und
- deren zweite Spalte den für den Benutzer sichtbaren Listeneintrag enthält.
- Als
Platzhalter für die aktuelle Akte kann "#az#" verwendet
werden.
- "Beschriftung": Für jedes Feld kann eine im Formular anstelle
des Feldnamens erscheinende Beschriftung angegeben werden,
die auch Umlaute, Leerzeichen und
Sonderzeichen enthalten kann. Als Platzhalter bei Word erscheinen aber
immer nur die Feldnamen und nicht die Beschriftungen.
- "Kommentar": Erläuterung, die, wenn die Maus
darüber geführt wird, als Tool-Tip erscheint.
- "System": die damit markierten Felder werden bei einem Update auf
die Systemeinstellungen zurück gesetzt. Benutzerdefinierte Felder sollten
also nicht als "System" markiert werden.
-
Eine besondere Funktion hat das Feld "
LfdNr": bei
Aktenbeteiligten kann über den rechts daneben erscheinenden Button
automatisch ein laufender aktenbezogener Zählwert vergeben werden, um
z.B. eine Anmeldenummer zu generieren. Der Wert selbst kann frei
bearbeitet werden. Es kann eine beliebige Beschriftung vergeben werden,
z.B. "Mitglieds-Nr.".
-
Die Reihenfolge auf dem Fenster ergibt sich aus der Reihenfolge in der
Tabellendefinition und ist ggf.
dort einzustellen.
Feldkonfiguration nach Aktentyp (optional)
Über Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert /
Feldkonfiguration nach Aktentypen können benutzerdefinierte Felder von Beteiligungen und Akten auch
differenziert nach Aktentypen konfiguriert werden. Es ist wie folgt vorzugehen:
- Mit "Aktentypen" sind die gewünschten Aktentypen aufzulisten,
z.B. Ehesachen, Insolvenz-, Vereins-, Veranstaltungs-, Hausverwaltung, Ausschreibungen
- Mit "Feldkonfiguration nach Aktentyp" sind alle diejenigen
benutzerdefinierten Felder zu erfassen, die beim jeweiligen Aktentyp
verwendet werden sollen. Wenn hier mindestens ein Eintrag erfolgt ist,
erscheinen lediglich noch die Felder, die hier für den betreffenden Aktentyp angegeben sind (also nicht
mehr, wie sonst, alle Felder).
- Spalte "Tabelle": 1 für Aktenbeteiligungen, 2
für Akten,
- Konfiguration wie oben beschrieben,
- Zusätzlich kann noch die Reihenfolge angegeben werden (beliebiger
numerischer Wert).
Wird der Aktentyp einer Akte geändert, erscheint meist eine andere
Feldauswahl und können sich die Beschriftungen und die Reihenfolge geändert
haben, aber die Daten bleiben unverändert. Insofern sollten möglichst
universell verwendbare Feldnamen verwendet werden.
Um
eine größere Zahl von Datenfeldern optisch zu untergliedern, können
Überschriften eingefügt werden. Mit Hilfe der Programmfunktion
"Feldkonfiguration nach Aktentypen" können Überschriften wie folgt
konfiguriert werden:
- AktenbeteiligteExt, AktenExt oder AdressenExt
auswählen,
- Aktentyp: auswählen, für welchen Aktentyp die
Überschrift gesetzt werden soll,
- Feldnamen Header1, Header2 für jede gewünschte
Überschrift eingeben. Die Nummerierung ist gleichgültig, es dürfen aber
keine doppelten Feldnamen auftreten.
- Sortierung: Relative Position der Überschrift,
- Beschriftung: Text der Überschrift,
- Kommentar: ggf. Text eingeben, der erscheint, wenn die Maus
über dem Element gehalten wird (Tooltip),
- Rowsource kann eingegeben werden, um die
Überschrift graphisch zu gestalten. Folgende Parameter werden unterstützt:
- Font: Schriftart (Standard: Arial),
- FontSize: Schriftgröße (Standard = 8),
- FontColor: Schriftfarbe (als Zahlenwert),
- bold: Fettdruck, ggf. 1,
- italic: Kursiv, ggf. 1,
- underline: unterstrichen: ggf. 1
- BackColor: Hintergrundfarbe,
- Height: Höhe des Überschriftsfeldes (Standard:
255),
- Border: mit Rahmen ggf. 1
- align: Ausrichtung der Schrift: 0 = linksbündig
(Standard), 1
= rechtsbündig, 2= zentriert.
Die Parameter sind im Format Name = Wert getrennt
durch Semikolons einzugeben, z.B.
font = Verdana; fontsize = 12; BackColor = 16504761; FontColor =
9647136; bold = 1; italic = 1; underline =1
- Format: wird nicht ausgewertet,
- System: nicht ankreuzen, sonst wird die Konfiguration
beim Update gelöscht,
Anzeige und Bearbeitung der Datenfelder
Alle Datenfelder können vom Cockpit aus bearbeitet werden, und zwar:
- Akten > erweiterte Aktenfelder, ebenso aus der Aktenverwaltung
- Adressen > erweiterte Adressfelder, ebenso aus der Adreßverwaltung
- rechte Maustaste über Beteiligtem > spezielle Anwendungen
Verwendung als Platzhalter in Dokumenten
Die Felder der drei genannten Tabellen erscheinen automatisch am Ende der
Feldlisten des
Datenfeld-Assistenten und können zur Entwurfszeit als
Platzhalter und zur Laufzeit mit ihren aktuellen Daten in das Dokument
eingefügt werden.
Bei vielen speziellen Anwendungen ist es nützlich, typische Tabellenabfragen
zu speichern, um z.B. eine besonders konfigurierte Mitglieder- oder Kundenliste
durch einfachen Mausklick als aktuelle Tabelle zu öffnen (mehr).
