Beispiel für benutzerdefinierte Datenfeklder: Regatta

• Benutzerdefinierte Datenfelder

Das Programm eignet sich ganz vorzüglich auch z.B. für die Organisation einer Segelregatta. Ein gesonderter Datenpool wäre denkbar, ist aber nicht notwendig (sofern hier nicht gewerbliche Einnahmen erzielt werden, aber wer verdient schon Geld mit Regatten?).

Führen Sie - wenn gewünscht - in der Stammdatenverwaltung folgende neue Beteiligtentypen ein:

• Teilnehmer (Lager 3, neutral)
• Helfer (Lager 3, neutral)

Erstellen Sie dann eine neue Akte. Als Bezeichnung verwenden Sie den Namen der Regatta.

Fügen Sie dann über Cockpit / Stammdaten in die Tabelle Aktentypen einen Datensatz (Zeile) ein:

• Id: leer lassen, wird automatisch eingesetzt
• Regatta

Um die speziellen Felder zu konfigurieren, ist wie folgt vorzugehen:

1. Microsoft-Access direkt öffnen (also nicht das a-jur-Access-Projekt, sondern Access "pur")
2. "Neues Projekt (bestehende Daten)" anlegen,
3. Als Dateinamen "admin" oder einen sonstigen Namen angeben, der nicht mit gap.adp identisch ist.
4. Verbindungsinformationen zur Datenbank gap angeben (genauso wie im Setup).

Dann kann es losgehen:

1. In der Leiste "Objekte" die Rubrik Tabellen auswählen,
2. gewünschte Tabelle auswählen,
3. Icon Entwurf klicken,
4. In dem erscheinenden Fenster können die Datentypen und die Feldgrößen eingestellt werden, Beziehungen definiert oder auch zusätzliche Felder eingegeben werden.

Tabelle AktenExt

Legen Sie folgende Felder an:

• Regattadatum: DateTime
• Meldegeld: Money
• MeldegeldMin: Money
• MeldegeldMax: Money

Tabelle AktenbeteiligteExt

Legen Sie folgende Felder an:

• Bootsname: varchar 50
• SegelNr: varchar 30
• Steuermann: varchar 50
• Vorschoter: varchar 50
• bezahlt: bit
• Zeit1: DateTime
• Zeit2: DateTime
• Zeit3: DateTime
• Zeit5: DateTime
• Zeit6: DateTime

Anmeldedatum und Status werden ebenfalls benötigt, dürften aber bereits vorhanden sein.

Bearbeiten, Dokumente

Bereits auf dieser Basis lassen sich die Regatten verwalten:

• Cockpit-Menü Akten / erweiterte Aktendaten
• rechte Maustaste auf Beteiligtem / spezielle Angaben

In den Dokumentvorlagen stehen die konfigurierten Felder ohne weiteres zur Verfügung, sichtbar über die Feldliste des Datenfeld-Assistenten, so dass Anmeldebestätigungen, Urkunden usw. erstellt werden können.

Kommt es statt dessen zu Fehlermeldungen ("Anzahl Spalten ..." usw.), ist wie folgt vorzugehen:

• Projekt admin.adp öffnen
• Registerkarte "Sichten" (bzw. "Abfragen" oder "views") auswählen,
• "wordAktenbeteiligte" auswählen und in Entwurfsansicht öffnen und unverändert speichern.
• "wordAktenbeteiligteExt" auswählen und in Entwurfsansicht öffnen  und unverändert speichern.

Damit müßte es funktionieren!

Spezielle Felder

Die Tabelle Aktenbeteiligte enthält in der Regel mehr Felder, als für Zwecke einer Regatta benötigt wird.

Für jedes Feld, das für den Aktentyp "Regatta" verwendet werden soll, sollte die Darstellung wie folgt konfiguriert werden:

In die zweite Spalte ist jeweils die Id des Aktentyps "Regatta" einzufügen.

Insgesamt ist die Verwendung des Passepartouts zu empfehlen, weil hierbei Aktentyp und Feldnamen in Form von Auswahllisten zur Verfügung gestellt werden.