Aktenauswahl

• Siehe auch Aktenlisten / Aktensuche

Es gibt viele Möglichkeiten, die zu bearbeitende Akte im Cockpit auszuwählen.

Zuletzt

Wenn in letzter Zeit mit der Akte gearbeitet wurde, ist es am schnellsten, die Listen der beiden Auswahlfelder einzusehen (Klick auf das Dreieck oder Funktionstaste F4) und den Eintrag auszuwählen. Dies gilt sowohl für

• das Aktenzeichen als auch für
• die Aktenbezeichnung.

Wenn das Listenfeld anderweitig belegt worden war (z. B. alphabetisch oder ein Suchergebnis), wird durch Klick auf das Wort zuletzt in dem Auswahllistenfeld wieder die Liste der zuletzt ausgewählten Akten angezeigt.

Aktensuche im Cockpit

Das Feld, in dem letztlich die Aktenbezeichnung angezeigt wird, kann auch aus Suchfeld verwendet werden:

• Wird der Anfang der Aktenbezeichnung eingetippt, ergänzt sich die Eingabe automatisch,
• Wird mit einem Stern (*) begonnen, wird irgendwo in der Aktenbezeichnung gesucht.
• Wird mit einer Raute (#) begonnen (Hashtag), wird auch in allen Namen, Adressen, Anreden, E-Mail-Adressen, Betreffs und Bemerkungen gesucht.

Standardmäßig wird nur in den aktiven Akten gesucht. Sollen auch abgelegte Akten in die Suche einbezogen werden, ist das Häkchen rechts neben der Aktenbezeichnung zu aktivieren.

Führte die Suche zu einem eindeutigen Ergebnis, ist die Akte bereits ausgewählt; anderenfalls ist die Auswahlliste dann aufgefüllt mit den Ergebnissen der Suche.

Nach der Eingabe weniger Buchstaben wird das Listenfeld entsprechend den Anfangsbuchstaben alphabetisch aufgefüllt. War die Auswahl nach einigen Buchstaben noch nicht eindeutig, ist es oft schneller, durch Klick auf das Dreieck oder die Funktionstaste F4 die Liste durchzuscrollen, um die richtige Akte festzulegen.

Suche verfeinern

Wenn eine Akte ausgewählt wurde, kann durch Klick auf das Wort "alphabetisch" das Auswahllistenfeld alphabetisch um die bereits vorhandene Aktenbezeichnung herum aufgefüllt werden. Es läßt sich dann vor und zurück nach Akten blättern, die ähnlich beginnen.

Detaillierte Möglichkeiten zur Suche einer Akte gibt es auch gesondert als Aktenlisten / Aktensuche.

Aktenzeichen

Das Aktenzeichen wird in das dafür vorgesehene Feld direkt eingetragen, ggf. aus der Dropbdownliste. Sobald die Eingabe mit einem Verlassen des Feldes oder mit Enter abgeschlossen ist, springt das Cockpit auf die entsprechende Akte.

Es genügt die Eingabe eines eindeutigen Anfangs. Wenn ein unvollständiges Aktenzeichen eingegeben wurde, sucht das System automatisch nach der letzten Akte, die mit der angegebenen Zeichenfolge anfängt. Wird also z.B. bei Verwendung des Standardformats nur die Zahl vor dem Schrägstrich angegeben, wird die betreffende Akte des laufenden Jahres ausgewählt, bzw. des letzten Jahres, in dem eine solche Aktennummer vergeben war. Um die Akte 4711/06 aufzurufen, genügt im Jahre 2006 also die Eingabe der Zahl 4711.