Bei dem auch gesondert funktionsfähigen Programm "Dubletten" handelt es sich um ein Programm zur Suche ähnlicher Datensätze, um diese in der Datenbank zusammenzuführen oder, wenn sie nicht benötigt werden, zu löschen.
Dubletten können nicht ohne weiteres automatisch entfernt werden, denn im wirklichen Leben sind auch Dubletten einander fast nie völlig gleich, sondern höchstens ähnlich.
Die Beurteilung, welche der ähnlichen Adressen beibehalten und welche gelöscht werden soll, muss einem menschlichen Sachbearbeiter vorbehalten bleiben.
Entscheidend für eine sachgerechte Vorselektion ist die Auswahl der Felder.
Das Entfernen von Dubletten mit Hilfe dieses Programms ist eine sehr entspannende Nebentätigkeit z.B. während langweiliger Telefongespräche.
Datei/Verbindung: Über diesen Menüeintrag ist zunächst eine Verbindung zur gewünschten Datenbank herzustellen. Dies erfolgt über ein Datenbankfenster. Beim nächsten Start des Programms versucht das Programm automatisch, diese Verbindung wieder herzustellen.
Tabelle: Hier ist diejenige Tabelle auszuwählen, aus der doppelte Datensätze entfernt werden sollen. Hier kommt praktisch nur die Tabelle "Adressen" Betracht.
Vergleichsfelder: Hier werden die Felder der ausgewählten Tabelle angezeigt. Da Dubletten praktisch nie 100%- ige Dubletten sind, sollte der Abgleich auf einzelne, besonders typische Felder beschränkt werden, z.B. auf Vorname, Nachname oder Adresse. Die Suche wird entsprechend eingeschränkt, indem die gewünschten Felder ausgewählt werden.
Übereinstimmungen: Auf der Grundlage der Vergleichsfelder werden in dem Fenster diejenigen Datensätze angezeigt, die in der Tabelle mehrfach vorkommen. Durch das kleine Drop-down Fenster kann zusätzlich angegeben werden, ob die Auswahl auf Datensätze beschränkt wird, die mehr als zweimal in der Datenbank vorkommen.
"Übrige Felder": Wird in dem vorstehenden Listenfeld ein Eintrag ausgewählt, erscheinen in dieser Liste alle diejenigen Datensätze, die mit der Auswahl gefunden wurden. Zusammen mit dem vorstehenden Fenster werden also sämtliche Felder angezeigt.
Jedem Eintrag ist eine Zahl vorangestellt, die angibt, wie oft gegebenenfalls der Datensatz in der Datenbank benötigt wird.
Wenn Datensätze gelöscht werden sollen, können diese mit den entsprechenden Buttons in das untere Feld verschoben werden. Mindestens ein Datensatz muß immer in dem Feld verbleiben.
"Auswählen zum Löschen": Nachdem man eine Zahl von Datensätzen in das Löschfenster verschoben hat, kann die Löschung ausgeführt werden.
Wenn ein Datensatz aufgrund referentieller Integrität noch in einer anderen Tabelle benötigt wird, wird er nicht ersatzlos gelöscht, sondern an seine Stelle tritt der nicht gelöschte Datensatz, so dass die Integrität der Datenbank erhalten bleibt.
Nicht unterstützt werden
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