Kontenrahmen

• Finanzbuchhaltung (Übersicht)

Unter dem Kontenrahmen versteht man eine hierarchisch gegliederte Ordnung der Konten der Finanzbuchhaltung.

• Unsere Empfehlung eines konkreten Kontenrahmens

Die Verwaltung erfolgt über die Finanzbuchhaltung / Einstellungen oder alternativ über die Access-Finanzbuchhaltung (Verwaltung).

Es gibt dabei drei Gliederungsebenen, von denen zwei durch den Benutzer festzulegen sind:

1. Die grundlegenden Kontotypen Guthaben, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausnahmen stehen fest.
2. Oberkonten sind beliebig festzulegen,  müssen aber immer einem Kontotyp zugeordnet sein.
3. Einzelkonten sind beliebig festzulegen,  müssen aber immer einem Oberkonto zugeordnet sein

Auch wenn mehrere Kanzleien verwaltet werden, müssen keine Konten mehrfach eingerichtet werden. Jede Buchung ist immer genau einer einzelnen Kanzlei (Unternehmen) zugeordnet, so daß diese jederzeit auseinander gehalten werden können.

Kontotypen

Folgende grundlegende Kontotypen sind zu unterscheiden:

Diese vier Typen ergeben sich aus der Mathematik und der Logik und sind daher weder zu erweitern noch zu verkürzen.

Oberkonten

Jedes Einzelkonto muss einem Oberkonto zugeordnet sein. Diese dienen bei den Auswertungen als Ebene für Zwischensummen. Deshalb sollten die Oberkonten als erstes eingerichtet werden.

Die Oberkonten müssen entweder als Guthaben-, Verbindlichkeiten-, Einnahmen- oder Ausgabenkonto deklariert werden.

Dies hat insbesondere Bedeutung für die beim Buchen zu verwendenden und bei den Auswertungen erscheinenden Vorzeichen:

Beispiel: würde das Konto "Fremdgeld" als negatives Kanzleiguthaben betrachtet, müsste es mit Minuszeichen gebucht werden. Dies ist zwar denkbar, aber durch Einstufung des Kontotyp "Verbindlichkeit" erhält ein Fremdgeldbestand ein positives Vorzeichen. Der Charakter als Verbindlichkeit wird dann auf der Datenverarbeitungsebene vorzeichenrichtig berücksichtigt.

Einzelkonten

Diese Konten können im wesentlichen nach Belieben eingerichtet werden.

• Als "ID" wird die Nummer des Kontos eingegeben. Technisch gesehen spielt diese Nummer keine Rolle. Es empfiehlt sich aber, eine gewisse Systematik einzuhalten, um erfahrenen Buchhaltern bereits anhand der Nummer eine Wiedererkennung zu erleichtern.
• Die "Kontobezeichung" sollte "Wahrheit und Klarheit" der Buchhaltung entsprechen.
• Der "USt-Vorschlag" enthält die Umsatzsteuerkategorie (aus den Stammdatren (Listen)), vom Programm nach Anwahl des Kontos automatisch eingesetzt wird. Zwar lässt sich diese stes noch abändern, aber sinnvollerweise sollte sie dem typischen Wert für das betreffende Konto entsprechen. Achtung: nur Sachkonten kommen für Umsatzsteuer in Betracht; Bank- und andere Finanzkonten sind umsatzsteuerlich nicht relevant!
• Oberkonto: siehe oben.
• Aktenkonto: siehe unten.

Aktenkonten

Als Aktenkonto erscheinen Buchungen der Finanzbuchhaltung, bei denen zusätzlich eine bestimmte Akte angegeben wurde. Hierbei kann es sich grundsätzlich um jedes Konto der Finanzbuchhaltung handeln, wenn dies auch nur bei ausgewählten Konten sinnvoll ist.

Damit die Buchung eines Kontos auch zur Akte erfaßt werden kann, sind die betreffenden Konten wie folgt kenntlich zu machen:

• "M", "Akte muss": die Buchung setzt immer auch die Angabe einer Akte voraus,
• "D", "Akte darf": die Buchung darf, muss aber nicht zu einer Akte erfolgen
• alle übrigen: die Buchungen sind nie aktenbezogen.

Sinnvollerweise sollte jeder grundlegende Kontotyp mindestens ein aktenbezogenes Konto aufweisen, etwa wie folgt:

Für jedes Konto ist eine Umsatzsteuerkategorie einzugeben. Diese dient beim späteren Buchen als Vorschlag. Die Liste der umsatzsteuerlichen Kategorien wird in den Stammdaten gepflegt.

Spätere Änderungen am Kontenrahmen

Sämtliche Kontobezeichnungen (d.h. die textliche Erläuterung zur Konto-Id) können jederzeit nach Belieben geändert werden. Es ist lediglich darauf zu achten, daß dabei die Kontenklarheit- und Wahrheit nicht beeinträchtigt wird.

Konten können nur gelöscht werden, wenn sie nicht verwendet werden.

Die Änderung der Zuordnung eines Kontos zur übergeordneten Kategorie macht die bisherigen Buchungen in aller Regel fehlerhaft und muß daher unterbleiben.mehr...