Tabellen: Menü "Daten"Tabellen: Menü "Daten"Durch Sortieren, Filtern, Gruppieren, Top-Klausel und Verkapseln können mit etwas Übung auch hochkomplexe Abfragen konfiguriert werden.
Die Tabellenansicht enthält einen SQL-Editor für Auswahlabfragen. Die generierte Abfragezeichenfolge kann über Datei / Eigenschaften eingesehen werden.
Falls die hier gegebenen Möglichkeiten nicht ausreichen (oder zu kompliziert erscheinen), bietet es sich an, die Tabelle nach Excel zu exportieren (Datei / Export / Excel) und dort unabhängig von der Datenbank weiter zu verarbeiten.
Wenn eine besonders konfigurierte Abfrage später erneut verwendet werden soll, empfiehlt es sich, sie als Abfrage zu speichern, damit die Einstellungen nicht erst wieder neu eingegeben werden müssen.
Eine Tabelle kann nach sämtlichen angezeigten Spalten aufsteigend oder absteigend sortiert werden.
Zu diesem Zweck ist die jeweilige Spalte anzuklicken und im Menü auf "aufsteigend" bzw. "absteigend" zu klicken, je nach gewünschter Reihenfolge.
Die Sortierung bleibt auch erhalten, nachdem die Spalte ausgeblendet wurde
(Menü "Ansicht").
Wird eine Sortierung geändert, tritt die bisherige Sortierung einen Rang zurück und kommt noch zum Tragen, wenn das vorrangige Kriterium infolge identischer Elemente wirkungslos wird. Um also z.B. eine Adressliste in erster Linie nach Nachnamen, dann nach Vornamen und dann nach PLZ zu sortieren, ist die Tabelle erst nach PLZ, dann nach Vornamen und dann nach Nachnamen zu sortieren.
Fast alle Tabellen können gefiltert werden. Dies bedeutet, dass die angezeigten Zeilen nach bestimmten Kriterien ausgewählt werden, während die übrigen Zeilen ausgeblendet sind.
Eine Filterung bleibt auch erhalten, nachdem die Spalte ausgeblendet wurde (Menü "Ansicht"). Auf das Filterkriterium wird weiterhin in der Tabellenbeschreibung hingewiesen.
Es gibt drei Möglichkeiten, um einen Filter zu setzen:
Volltextsuche
über den Schnellfilter (STRG-F)Über das Textfeld rechts oben im Fenster kann jede Tabelle nach einem bestimmten Suchbegriff gefiltert werden. Angezeigt werden lediglich noch Zeilen, in denen der Suchbegriff mindestens einmal in einer der sichtbaren Spalten vorkommt.
Dies gilt auch für Zahlen: bei Betragsspalten wird nach dem Vorkommen des Suchbegriffs als Ziffernfolge gesucht. Eine Besonderheit gilt lediglich für die Sonderzeichen: Anstelle des Dezimalkommas ist ein Punkt anzugeben, ohne Tausendertrennzeichen. "61" findet also auch 61,12 € oder -61,78 €.
Über das Menü kann rasch ein Filter gesetzt werden, der sich auf die aktuell ausgewählte (= zuletzt angeklickte) Tabellenspalte bezieht, erkennbar durch das helle Gelb, mit dem der Spaltenkopf unterlegt ist.
Eine Filterung kann auch vorgenommen werden, indem auf den jeweiligen Spaltenkopf (die Beschriftung) geklickt wird. Es erscheinen dann zwei kleine Auswahlfelder:
Das größere, rechte Auswahlfeld enthält Vorschläge, nach welchen Werten gefiltert werden soll. Vorgeschlagen werden alle bereits vorhandenen Werte, aber es können auch andere Werte vorgegeben werden. Bei Textfeldern können auch Wildcards benutzt werden.
Das linke, kleinere Fenster gibt vor, wie der Filterwert zu verarbeiten ist: Ob auf Gleichheit geprüft werden soll, größer, kleiner oder ähnliches. Das Kriterium "ca." gibt vor, dass der Wert plus/minus 10% dem Zielwert entspricht, was nützlich ist, wenn z.B. in der Buchhaltung nach einer Zahlung gesucht wird, deren Betrag nicht genau bekannt ist.
Um einen Filter wieder zu entfernen, ist als Filteroperator das Leerzeichen (erster Listeneintrag, über dem Gleichheitszeichen), auszuwählen.
Um einen Filter nur zeitweilig zu deaktivieren, ist unter Daten / Filter aktiv das Häkchen zu entfernen.
Wenn sich gleiche Datensätze wiederholen, wird nur noch jeweils einer von ihnen angezeigt.
Die Zeilen der Tabelle (Datensätze) werden nach bestimmten Kriterien eingedampft.
Nach Aktivierung der Gruppierung werden zunächst gleiche Datensätze in jeweils einer Zeile zusammengefasst (wie bei Distinct).
Interessant wird es, wenn in der blauen Zeile für die betreffende Spalte die Summe, Anzahl, Durchschnitt, Minimum, Maximum usw. gebildet wird (sog. Aggregatfunktionen).
Auf diese Weise können differenzierte Auswertungen erfolgen. Ausprobieren und Spaß haben!
Die Höchstzahl der anzuzeigenden Zeilen kann als absolute Zahl (z.B. 100) oder als Prozentsatz (z.B. 15 %) angegeben werden. Es werden nur die obersten Zeilen in der angegebenen Anzahl ausgegeben, wie es sich aus der aktuellen Sortierung ergibt.
Um alle Zeilen anzuzeigen (Standardeinstellung), ist 100% anzugeben.
Bei gedrückter Strg-Taste können mit der Maus beliebige Zeilen einer Spalte markiert werden.
Auf diese Weise lässt sich aus einer Tabelle jede gewünschte Teilmenge bilden und wie üblich weiterverwenden.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn bereits eine solche Auswahl getroffen wurde und die Tabelle einen eindeutigen Index (id-Spalte) enthält.
In der selektierten Tabelle werden zwar die Summen und Salden aufgrund der neuen Auswahl errechet, bei Beteiligtenkonten erfolgt aber keine interne Neuberechnung, so dass Zinsen, Forderungstand und Verrechnung dann nicht mehr schlüssig angezeigt werden.
Jeder Tabelle liegt eine Datenbankabfrage zugrunde. Während der Anzeige können sich die Daten aufgrund anderer Benutzer oder anderer Fenster ändern.
Viele Änderungen erkennt das Programm selbständig, so daß sich die offenen Tabellen dann automatisch aktualisieren.
Durch den Button wird die Datenbankabfrage manuell wiederholt und die Tabelle mit den aktuellen Daten aufgefüllt.
Die Ausführung dieser Operation ändert an der Tabelle zunächst scheinbar nichts - tatsächlich aber wird der Status der Sortier-, Filter-, Gruppier-, Top- und Spaltenauswahl "eingefroren".
Alle Einstellungsmöglichkeiten sind zurückgesetzt. Sie können für die "eingefrorene Tabelle" in beliebiger anderer Weise festgelegt werden, so dass die neuen Einstellungen dann die bisherigen Einstellungen überlagern.
Um z.B. die 100 ältesten Personen des Postleitzahlbezirks 2 alphabetisch aufzulisten, ist wie folgt vorzugehen:
Eine Verkapselung kann praktisch beliebig oft wiederholt, allerdings nicht rückgängig gemacht werden.
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