Rechnungsnummern

• Rechnungen erstellen
• Beteiligtenkonto

Rechnungen müssen gemäß § 14 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Anderenfalls kann der Empfänger sie nicht als Vorsteuer geltend machen (und muss sie deshalb auch nicht bezahlen!).

Das Programm erlaubt es deshalb, einer gebuchten Rechnung eine Rechnungsnummer zuzuordnen. Es wird automatisch die nächste Nummer vergeben. Der aktuelle Zählwert kann in den Optionen eingestellt werden. Sie kann auch manuell eingegeben werden.

Wird im selben Datenpool mehr als ein Unternehmen verwaltet, können und sollten für jedes Unternehmen gesonderte Rechnungsnummern vergeben werden (mehr).

"Buchung einer Rechnung" bedeutet, dass der Endbetrag der Rechnung im Konto des Beteiligten mit der Rechnungsnummer ins Soll gestellt wird.

Eine Rechnungsnummer beinhaltet dadurch auch Informationen über die Akte, den Empfänger und die Zusammensetzung der Rechnung (Einnahmen, Auslagen, Fremdgeld), so dass beim späteren Buchen des Zahlungseingangs anhand der Rechnungsnummer unmittelbar eine Buchung der richtigen Konten einschließlich des Beteiligtenkontos möglich ist.

Rechnungsnummern sind nicht unbedingt eindeutig: wenn die Zählung jedes Jahr von Neuem beginnt oder für jedes Unternehmen gesondert gezählt wird, wird es die Nummern mehrfach geben. Eine eindeutige Zuordnung ist dann nur in Verbindung mit dem Rechnungsjahr bzw. dem Unternehmen möglich.

Damit die Rechnungsnummer in der Rechnung erscheint, ist in der Word-Dokumentvorlage ein Platzhalter zu verwenden: <rechnungsnr>.

Vor dem Erstellen des Word-Dokuments muss naturgemäß die Rechnung erstellt und gebucht worden sein.

Dies gilt z.B. auch bei Kostenfestsetzungsanträgen. Als Zahlungsempfänger wird allerdings wie immer der Adressat der Rechnung gespeichert, so dass der Buchhalter beim späteren Zahlungseingang das vorgeschlagene Beteiligtenkonto abändern sollte.

Eine Liste der vergebenen Rechnungsnummern ist über die Programmfunktion Rechnungen anzuzeigen.

Nach Vergabe einer Rechnungsnummer läßt sich im Konto-Fenster die Zusammensetzung der Rechnung anzeigen, also eine zusammengefasste Aufschlüsselung des Gesamtbetrages in Einnahmen, Auslagen und Fremdgeld. Wenn nicht der oben geschilderte integrierte Rechnungsimport verwendet wird, wird dadurch die kontengerechte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erheblicht erleichtert, insbesondere bei Folgerechnungen.

>>> Hinweise zum Ausbuchen von Rechnungen...