CockpitMit diesem Bestandteil des Access-Projekts kann zu jeder Akte eine eigenständige Finanzbuchhaltung geführt werden, um bei der Verwaltung eines Fremdgeldguthabens oder Sondervermögens
Auch eine Vereinsbuchhaltung mit den nötigen Rechenschaftsberichten kann ohne weiteres auf diese Weise erstellt werden.
Die Mandatsbuchhaltung gestattet die Verwendung beliebiger Sach- und Finanzkonten, die ordnungsgemäß sortiert und gruppiert angezeigt und ausgedruckt werden können. Auswertungen können außerdem auch
gegliedert werden.
Es werden die Grundsätze der doppelten Buchführung eingehalten:
Wenn dies im Einzelfall nicht gewünscht ist, kann zum Beispiel als Gegenkonto durchgehend "Kasse" angegeben und dieses ansonsten ignoriert werden.
Eine neue Mandatsbuchhaltung setzt voraus, dass die entsprechende Akte in der Aktenverwaltung existiert.
Um für diese dann erstmalig Buchungen vorzunehmen, ist auf der Seite Auswahl der Button Neu zu klicken und das Aktenzeichen einzugeben.
Die entsprechende Akte erscheint dann in der Liste und es können Buchungen erfolgen.
Sobald Buchungen erfolgt sind, erscheint diese Akte künftig automatisch in der Auswahlliste.
Abgelegte Akten erscheinen nicht in der Liste. Abgelegte Akten sind in der Aktenverwaltung wieder zu aktivieren.
Die Eingabe von Buchungen folgt dem Standard von Access. Es wird auf die frei zugänglichen Access-Dokumentationen verwiesen.
Buchungen zuordnen ermöglicht es, einzelne Buchungen jeweils einem Aktenbeteiligten zuzuordnen, um das Ergebnis kontenübergreifend nach Aktenbeteiligten auswerten zu können. Aus dem Cockpit heraus kann für einen ausgewählten Beteiligten auch über das Kontextmenü das Mandatsbeteiligtenkonto angezeigt werden (sichtbar nur in teilnehmenden Akten).
Die Eingaben erfolgen mit dem wirklichen Vorzeichen: Ausgaben also als negativer Betrag. Beim Buchen von Sachkonto mit Finanzkonto entscheidet also das Vorzeichen, ob eine Einnahme oder eine Ausgabe vorliegt.
Wenn von einem Finanzkonto auf ein anderes gebucht wird, wird der Betrag auf dem Konto mit umgekehrtem Vorzeichen verbucht.
Wenn ein Kassenbuch oder ein Bankkonto vollständig eingebucht wird, empfiehlt es sich, dieses jeweils als Gegenkonto anzugeben. Spätere Änderungen des Kontotyps des Kontos lassen den abgestimmten Saldo des Gegenkontos dann unberührt.
Nach der Eingabe eines Buchungstextes prüft das Programm, ob dieser Text (in derselben Buchhaltung im selben Zeitraum) schon früher verwendet wurde. Wenn ja, wird das früher verwendete Konto wieder vorgeschlagen. Wenn der Text schon zweimal früher mit demselben Betrag eingegeben wurde, wird auch dieser Betrag vorgeschlagen.
Alle Vorschläge des Programms können geändert werden.
Hier bestehen zwei Möglichkeiten, Buchungen einem Beteiligten zuzuordnen:
Über diverse Access-Standard-Funktionen können die Daten auch auf verschiedenste Weise exportiert oder auf andere Weise weiter verarbeitet werden.
Es sollte jeweils angegeben werden:
Folgende Auswertungen sind möglich:
Der in den Berichten auszuwertende Zeitraum kann beliebig tag-genau gewählt werden. Es wird keine Abrechnungsperiode vorgegeben. Es kann auch gänzlich auf eine zeitliche Eingrenzung verzichtet werden; dann wird die gesamte Buchführung abgerechnet.
Die meisten Berichte können mit oder ohne die Einzelbuchungen angezeigt/ausgedruckt werden. Ohne die Einzelbuchungen erscheint der Bericht als Summen- und Saldenliste.
Beim Programmstart ist diejenige Buchhaltung und derjenige Zeitraum ausgewählt, mit dem zuletzt gearbeitet wurde.
CockpitDie wichtigsten Auswertungen stehen auch im Cockpit zur Verfügung:
Die bei den Buchungen anzugebenden Umsatzsteuerkategorien sind identisch mit denjenigen der Finanzubuchhaltung. Eine Pflege dieser Tabelle (z.B. bei einer Änderung des Umsatzsteuersatzes) erfolgt in den Stammdaten.
Über das Formular Konten können die für die Buchhaltung verwendeten Sach- und Finanzkonten eingegeben und gepflegt werden.
Die Konten gelten mit ihren Bezeichnungen einheitlich für alle Buchhaltungen. Die Führung und Auswertung der Konten erfolgt natürlich immer getrennt nach den einzelnen Akten/Mandanten.
Die Sachkonten sollten so abstrakt beschrieben werden, dass diese sich für sämtliche möglichen Finanzbuchhaltungen eignen.
Finanzkonten können hingegen mit einer speziellen Bezeichnung versehen werden (z.B. "Deutsche Bank, Konto-Nr. 1234/5678")
Für jedes Konto ist anzugeben, ob es
Ob die jeweilige Buchung eines Sachkontos eine Einnahme oder eine Ausgabe darstellt, hängt vom Vorzeichen des gebuchten Betrags ab (Ausgaben = negativ).
Zusätzlich ist in der Kontenverwaltung anzugeben, ob das Konto im Soll oder im Haben angezeigt werden soll. Dies ändert nichts am Gewinn und Verlust, sondern entscheidet darüber, ob das Konto in der Einnahmenüberschussrechnung in der Rubrik der Einnahmen oder vorzeichenbereinigt in der Rubrik der Ausgaben erscheint.
Entsprechendes gilt für die Finanzkonten:
Wird ein Konto als Finanzkonto eingerichtet, enthält es Guthaben oder Verbindlichkeiten. Was von beiden gebucht wird, folgt aus dem Vorzeichen des gebuchten Betrags. Die Eingruppierung in Soll oder Haben ändert nichts am wirtschaftlichen Ergebnis, sondern legt fest, in welche Gruppe dieses Konto einsortiert wird.
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