Schemata für die Vergabe von Dateinamen und E-Mail-Betreff

In den Optionen, Zentrale Einstellungen (1), lässt sich einstellen, wie die an verschiedenen Stellten verwendeten Bezeichnungen generiert werden.

Über die Programmfunktion "Akten-Passepartout" lässt sich auf Aktenebene auch ein anderes Schema zur Generierung von Word- und E-Mail-Dateinamen konfigurieren.

"Speichern unter"-Schema

Dieser Wert ist eine Vorlage für die Dateinamen, die beim Speichern von Word-Dokumenten vorgeschlagen werden. Standardmäßig lautet der Wert

<nr>-<Vorlage> <prep> <VollerName>

so dass beim Speichern z.B. "31-Schriftsatz an Landgericht Hamburg" vorgeschlagen wird.

Um im beA unzulässige Zeichen zu vermeiden, könnte das Schema lauten:

<nr>-<Vorlage><prep><Vorname><Nachname>

Tipp: durch die Option "Dateinamen im beA Zeichensatz" werden die beim beim Speichern verwendeten Dateinamen nach Rückfrage auf den im beA zulässigen Zeichensatz reduziert. Ein ggf. als Ersatz zu verwendendes Zeichen (z.B. Unterstrich) kann in den Benutzertexten unter "beAErsatzZeichen" konfiguriert werden.
Zusatztipp: erhält die Option in der Registry den Wert 2 (anstatt 1), erfolgt jeweils eine Abfrage, ob die Reduzierung auf den edA-Zeichensatz erfolgen soll oder nicht.
Wenn dies nicht generelll, sondern explizit für eine bestimmte Datei erfolgen, kann dies für eine einzelne im Cockpit-Aktenordner ausgewählte Datei über die rechte Maustaste ausgeführt werden.

Insgesamt sind folgende Platzhalter verfügbar:

<nr> laufende Dokumentennummer der Akte
<nr2> laufende Dokumentennummer der Akte zweistellig, ggf. mit führender Null
<nr3> laufende Dokumentennummer der Akte dreistellig, ggf. mit führenden Nullen
<nr4> laufende Dokumentennummer der Akte vierstellig, ggf. mit führenden Nullen
<Vorlage> Dateiname der verwendeten Dokumentvorlage
<VollerName> Titel, Vor- und Nachname der ausgewählten Adresse, soweit vorhanden, getrennt durch Leerzeichen
<Vorname> Vorname der ausgewählten Adresse
<Nachname> Nachname der ausgewählten Adresse
<Betreff> Betreff der ausgewählten Beteiligung
<Beteiligungstyp> Beteiligungstyp der ausgewählten Adresse
<prep> Präposition zur Verknüpfung von Vorlagenname und Adressat (mehr)
<Datum> Tagesdatum, standardmäßig im sortierfreundlichen Format "yyyy-mm-dd". Durch Zusätze wie z.B. <datumyy-mm-dd>, <datumyy mm dd>, oder <datumdd-mm-yy> kann auch ein anderes Format festgelegt werden.
<Az> Aktenzeichen

Tipp: über die Programmfunktion "Akten-Passepartout", Feld "Datei Speichern als", lässt sich auf Aktenebene auch ein anderes Schema zur Generierung von Word-Dateinamen konfigurieren.

"E-Mail-Betreff"-Schema

Vorlage für die Betreffzeile beim Erstellen von E-Mails.  Mit diesem Wert kann die Betreffzeile von E-Mails konfiguriert werden. Standardmäßig lautet der Wert

~Kurzrubrum (~az) ~Aktenbetreff

Es können alle auch für Dokumente verfügbaren Platzhalter verwendet werden.

E-Mail-Dateinamen-Schema:

Dieser Wert ist eine Vorlage für die Dateinamen, die beim Speichern von E-Mails vorgeschlagen werden. Standardmäßig lautet der Wert

<nr>-<von> an <an> - <betreff>

so dass beim Speichern z.B. "38-merkel@germany gov an barrack@usa gov - guantanamo" vorgeschlagen wird.

Insgesamt sind folgende Platzhalter verfügbar:

<nr> laufende Dokumentennummer der Akte
<nr2> laufende Dokumentennummer der Akte zweistellig, ggf. mit führender Null
<nr3> laufende Dokumentennummer der Akte dreistellig, ggf. mit führenden Nullen
<nr4> laufende Dokumentennummer der Akte vierstellig, ggf. mit führenden Nullen
<Az> Aktenzeichen
<von> Absender-der E-Mail
<an> Adressat der E-Mail
<betreff> Betreff der E-Mail
<gesendet> Sendezeit der E-Mail
<empfangen> Empfangszeit der E-Mail

Bei den Tags "<gesendet> und <empfangen> wird das Datum standardmäßig im sortierfreundlichen Format "yyyy-mm-dd" angegeben. Durch Zusätze wie z.B. yy-mm-dd, yy mm dd oder dd-mm-yy kann auch ein anderes Format festgelegt werden, z.B. <gesendetdd-mm-yy>.

Tipp: über die Programmfunktion "Akten-Passepartout", Feld "E-Mails speichern als", lässt sich auf Aktenebene auch ein anderes Schema zur Generierung von E-Mail-Dateinamen konfigurieren.

Impressum

a-jur-Kanzleisoftware

www.a-jur.de