E-Mails speichern

Über diese Programmfunktion kann eine Outlook-E-Mail im Aktenordner gespeichert werden:

  1. die zu speichernde E-Mail in Outlook auswählen. Nicht öffnen, nur auswählen! Es wird die im aktiven Outlook-Explorer ausgewählte Mails gespeichert. Es kann sich auch um mehrere E-Mails gleichzeitig handeln; diese werden dann in derselben Reihenfolge abgearbeitet, wie sie mit STRG-Klick ausgewählt worden waren.
  2. im Cockpit die Akte, zu der die E-Mail gespeichert werden soll, auswählen,
  3. Entweder:
  4. Outlook erkundigt sich zunächst, ob der Zugriff auf sein Adressbuch genehm ist. Dies muss bejaht werden, am besten Zugriff gewähren für 1 Minute. (Hinweis zum Abschalten dieser Rückfrage)
  5. Danach öffnet sich ein Fenster zum Bestätigen des Speicherns.

Als Dateiname wird standardmäßig die nächste laufende Nummer gefolgt von Absender und Adressat der E-Mail verwendet, z.B.

38-merkel@germany gov an donald@usa gov.msg

Wenn der Dateiname abgeändert werden soll, kann dies nach Abschluss des Speichervorgangs aus dem Cockpit (F2 oder rechte Maustaste) heraus oder mit Hilfe des Windows-Explorer geschehen.

Das standardmäßig verwendete Schema zur Erzeugung eines Namensvorschlages kann in den Optionen eingestellt werden. Hierbei kann dann z.B. anstelle der lfd. Nummer auch das Sende- oder Empfangsdatum als Bestandteil des Dateinamens konfiguriert werden.

Bei Aktivierung der Option Immer mit Dateidialog speichern erscheint anstelle des o.a. Dialogs ein "EMail speichern"-Dialog, der es gestattet, Pfad und Dateiname gleich abweichend vom automatisch vergebenen Vorschlag festzulegen.

Bei umfangreicher E-Mail-Korrespondenz sollte die Nummerierung unbedingt beibehalten werden, weil nur so die Zuordnung der Anlagen zu einzelnen Mails nachvollziehbar bleibt.

Gespeicherte E-Mails erscheinen sodann zusammen mit allen übrigen Aktendateien im Aktenordner, erkennbar an der Dateinamenserweiterung ".msg". Sie können von dort auch wieder geöffnet werden.

Dieses Verfahren kann sowohl bei eingegangenen als auch bei gesendeten E-Mails verwendet werden.

Bei ausgehenden E-Mails empfiehlt es sich, diese erst dann in den Aktenordner zu speichern, wenn sie tatsächlich ausgegangen sind, damit auch die Versendung dokumentiert ist, ggf. am einfachsten mit der Funktion "Letzte E-Mail-speichern".

Etwaige Dateianhänge werden - auf Nachfrage - gesondert kopiert, damit sie auch unabhängig von der Mail und von Outlook geöffnet und bearbeitet werden können. Manchmal sind auch kleine Graphiken darunter, die zur graphischen Gestaltung der Mails verwendet wurden; diese mag man überspringen oder nachträglich löschen.

Handelt es sich bei dem Dateianhang um eine E-Mail, wird diese ihrerseits wie eine Mail gespeichert, d.h. etwaige Dateianhänge extrahiert - bis in beliebige Rekursionstiefe, was durch entsprechende Einrückung im Dateinamen kenntlich wird.

Auch diese Dateien werden fortlaufend nummeriert, so dass sich nach dem Speichern die E-Mail und ihre Anhänge sauber sortiert im Aktenorder wieder finden.

Lesebestätigungen und ähnliche Outlook-"Reportitems" werden von Outlook anders als normale E-Mails behandelt und können deshalb nicht mit dieser Funktion gespeichert werden.

Übrigens: E-Mails lassen sich auch einfach mit Drag and Drop von Outlook in einen beliebigen Dateiordner kopieren - einfach mit  Outlook und Windows, ganz ohne das Programm. Der gewünschte Aktenordner muss nur für die Maus erreichbar sein.

Es geht auch ohne Outlook: wohl alle E-Mail-Programme haben die Möglichkeit, eine E-Mail als Datei zu speichern. Aus dem Cockpit heraus kann der Pfad zum Aktenordner in die Zwischenablage kopiert und damit als Zielverzeichnis beim Speichern der E-Mail verwendet werden.

Zuletzt gesendete E-Mail speichern und drucken

Mit dieser Programmfunktion wird die zuletzt gesendete E-Mail, die sich im Outlook-Ordner "Gesendete Objekte" befindet, im Aktenordner gespeichert.

Wenn der Postausgangsordner noch nicht leer ist, wartet das Programm dies ab und nimmt erst anschließend die Speicherung vor. Zwischenzeitlich kann mit dem Programm weiter gearbeitet werden. Wird das Programm geschlossen, obwohl noch eine Mail zur Speicherung ansteht, erfolgt eine Warnung.

Sind in der Outlook-Anwendung unterschiedlich E-Mail-Konten konfiguriert, verwendet das Programm normalerweise die Standardeinstellungen. Mit Hilfe der Programmfunktionen "Gesendete Objekte" und "Postausgangsordner" können diese auch explizit und abweichend festgelegt werden, ggf. gesondert nach Datenpool.

Anschließend besteht die Option, diese Mail zu öffnen oder sogleich auszudrucken:

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