Datei einordnen

siehe auch:

• Scannen zur Akte
• Word-Dokument speichern
• Excel speichern
• E-Mail speichern

Programmfunktion, um eine beliebige vorhandene Datei in den Aktenordner der ausgewählten Akte zu verschieben. Sehr nützlich, um z.B. eingescannte Dokumente auf die richtigen Aktenordner zu verteilen.

Aktenordner können - wie jeder andere Ordner im Windows-Dateisystem - beliebige Dateien und Unterverzeichnisse aufnehmen.

Vorgehen:

• im Cockpit die Akte auswählen,
• Programmfunktion Cockpit / Datei / Datei einordnen ausführen und
• die gewünschte Datei auswählen ("öffnen").

Alternativ kann eine oder mehrere auf dem Desktop oder im Explorer ausgewählte Datei auch mit Drag and Drop in den Aktenordner verschoben werden, indem sie in den Aktenordner des Cockpits verzogen wird.

Bei der Bestätigung kann entschieden werden, ob dem Dateinamen die nächste Ordnungszahl vorangestellt werden oder die Datei unverändert verschoben werden soll.

Wird zusätzlich das Ankreuzfeld markiert, wird per sofort eine Wiedervorlage für den Aktensachbearbeiter notiert, die ggf. auch per Erinnerung bei ihm auf dem Bildschirm erscheint, und aus der heraus das Dokument unmittelbar geöffnet werden kann,

Bei Aktivierung der Option Immer mit Dateidialog speichern erscheint anstelle des o.a. Dialogs ein "Datei speichern"-Dialog, der es gestattet, Pfad und Dateiname gleich abweichend vom automatisch vergebenen Vorschlag festzulegen.

Sonderfall: ZIP-Dateien

ZIP-Dateien, insbesondere die beA-Eingänge, werden beim Einordnen automatisch entpackt:

• Nach dem Einordnen per Menü oder Drag/Drop (wie vorstehend beschrieben) wird eine ZIP-Datei automatisch entpackt.
• Nachträglich kann dies auch explizit geschehen: ZIP-Datei anklicken mit rechter Maustaste und Programmfunktion "ZIP-Archiv einordnen" ausführen.

Es werden sodann die in der ZIP-Datei enthaltenene Dateien entpackt und einzeln im Aktenordner eingeordnet, d.h. ggf. auch nummeriert.

beA Begleitdateien (Versandprotokoll usw. mit Endung html oder xml) werden dabei nicht mit entpackt. Bei Bedarf stehen sie in der unveränderten ZIP-Datei weiterhin zur Verfügung.

Wenn das Fehlen der Systemdatei unzip.dll als Fehler gemeldet wird, ist diese mit Hilfe des Setup-Assistenten zu installieren: im Fenster "Programm" Option "Arbeitsplatz einrichten" ausführen.

Variante: PDF-Dokument

Mit dieser Programmfunktion wird ein

• auszuwählendes (typischerweise leeres) PDF-Dokument (Dateidialog "öffnen")
• in den Aktenordner der aktiven Akte kopiert (Dateidialog "speichern unter") und
• anschließend mit der lokal konfigurierten PDF-Standardanwendung geöffnet, um dort für den Kontext der Akte ausgefüllt und verwendet zu werden.

Das ursprüngliche PDF-Dokument bleibt dabei unverändert, wird also nur als Vorlage verwendet.

Diese Funktionalität eignet sich insbesondere für das Ausfüllen von PDF-Formularen der Zwangsvollstreckung. Sie lässt sich aber auch für andere Dateien verwenden, die als Vorlage in eine Akte kopiert werden sollen.